Amministrazione

L'Amministrazione è dove NOX si configura: i dati della tua azienda, le tabelle fiscali, le numerazioni dei documenti, i modelli di stampa, i backup, la privacy e il collegamento delle app mobili. Non è una sezione di uso quotidiano, ma è quella che fa funzionare bene tutte le altre: la imposti una volta all'inizio e la ritocchi quando qualcosa cambia.

1 — Configuri una volta, tutto il resto ne beneficia

I dati che imposti qui — ragione sociale, P.IVA, numerazioni, aliquote, condizioni di pagamento — vengono usati automaticamente da documenti, fatture, magazzino e stampe. Una buona configurazione iniziale ti risparmia mille correzioni dopo.

2 — Chi può cambiare cosa

Le impostazioni di sistema sono in mano agli Amministratori (alcune solo al Super Amministratore). È una scelta di sicurezza: le regole del gioco le tocca chi ne risponde.

3 — I tuoi dati sono al sicuro e tracciati

Il backup ti protegge dagli imprevisti, il log privacy (GDPR) tiene traccia degli accessi ai dati personali, e le operazioni sensibili restano registrate. L'amministrazione è anche il presidio di sicurezza e conformità.

All'avvio di un nuovo ambiente, l'ordine giusto è:

1. Dati aziendali in Tabelle / Parametri (ragione sociale, P.IVA, regime fiscale): è la base di tutto.
2. Numerazioni e sezionali: come vuoi numerare fatture e documenti.
3. Tabelle fiscali (aliquote IVA, condizioni di pagamento, nature IVA) e email/SMTP per l'invio.
4. Modelli di stampa: l'aspetto dei tuoi documenti.
5. Backup: imposta e verifica che sia attivo, prima ancora di lavorare sul serio.

Le Note sono i «post-it» interni: appunti e promemoria che gli utenti condividono nel gestionale. Utili per comunicazioni di servizio, cose da ricordare, avvisi al team. Qui trovi la loro gestione centralizzata (elenco, ricerca, cestino).

È la voce più importante dell'amministrazione: il centro di configurazione di NOX. Da qui imposti tutto ciò che gli altri moduli useranno in automatico.

Se gestisci più attività con la stessa partita IVA (art. 36 DPR 633/72), qui le definisci e le tieni separate ai fini IVA, con i relativi sezionali di documento (numerazioni distinte per attività). Serve a chi, ad esempio, affianca vendita al dettaglio e un servizio con regime diverso.

I Modelli di Stampa decidono l'aspetto dei tuoi documenti stampati (fatture, DDT, preventivi…): logo, intestazione, disposizione dei campi, piè di pagina. Imposti il modello una volta e tutti i documenti escono con la tua veste grafica.

Serve a far entrare e uscire dati in blocco: importare anagrafiche, catalogo o altre tabelle da file (es. all'avvio, migrando da un altro gestionale) ed esportare dati per usarli altrove. Ti evita di reinserire tutto a mano.

Il Backup è la tua rete di sicurezza: una copia dei dati che ti permette, in caso di problema, di ripristinare tutto a un momento precedente. Da qui gestisci e verifichi i backup e, all'occorrenza, avvii un ripristino.

Il log privacy (GDPR) registra chi accede ai dati personali e quali operazioni sensibili vengono fatte. È lo strumento di conformità al Regolamento europeo sulla protezione dei dati: ti permette di dimostrare che i dati dei tuoi clienti/pazienti sono trattati in modo tracciato e corretto.

Un amministratore è il titolare di uno studio, e può avere una quota di aziende da creare (la decide chi vende NOX). La voce Associazione Aziende del menu utente mostra la quota in evidenza e apre la procedura guidata per creare un’azienda nuova: il limite si legge prima di compilare, non dopo un rifiuto.

Due cose che NOX distingue e che non vanno confuse: un’azienda è visibile se l’hai creata, se ti è stata assegnata o se ci stai lavorando — e allora la puoi leggere e personalizzarne il menu; è gestibile solo se l’hai creata tu — e allora puoi fare backup, ripristino ed eliminazione. Il menu di un collaboratore si può personalizzare solo sulle aziende visibili a te.

Una cosa importante per non cercarli invano: stanno tutti nel menu Utente, quello che si apre premendo il proprio nome in alto a destra. L’elenco è questo:

• Gestione Utenti — chi accede, con quale ruolo.
• Associazione Aziende — le aziende che gestisci, la quota per crearne di nuove, e a chi sono assegnate.
• Aziende & Licenze — quali moduli sono accesi per l’azienda e per ciascun collaboratore; per il Super Amministratore anche la licenza, i permessi dei ruoli e lo svuotamento degli archivi; e le schede Registro modifiche e Chi è collegato.

• Non è dove si lavora ogni giorno: qui si configura, non si emettono documenti o si registrano movimenti.
• Non gestisce utenti, permessi e menu in questa schermata: quelli stanno nel menu Utente, in alto a destra (vedi sopra).
• L'Editor del sito vetrina non è attivo (funzione in sospeso): non aspettartelo tra le voci disponibili.
• Non sostituisce il backup esterno/di sistema del server: il backup qui è dei dati del gestionale, gestito dall'infrastruttura.
• Alcune impostazioni sono riservate al Super Amministratore: se una voce è bloccata, serve quel livello.

In Amministrazione ci sono anche due voci più recenti:

• API & Webhook — le chiavi per collegare un sito o un altro programma, gli avvisi automatici, e il Portale clienti;
• Acquisisci documenti — la foto di uno scontrino o di una fattura cartacea che diventa nota spese o fattura di acquisto.

Il Registro modifiche — chi ha cambiato cosa, e quando — non è più una voce di questo menu: è una scheda di Aziende & Licenze, nel menu sotto il tuo nome.