Guida TechCare

TechCare è il gestionale per i centri assistenza e le riparazioni al banco: smartphone, tablet, computer, console, elettronica ed elettrodomestici. Ogni dispositivo che entra in laboratorio diventa una pratica tracciata dall'accettazione fino alla consegna.

Sostituisce foglietti, quaderni e "richiami lei domani?": tutto è registrato, il cliente riceve una ricevuta, può seguire lo stato online e viene avvisato quando la riparazione è pronta.

Ogni pratica attraversa una sequenza di stati, ciascuno con il suo colore:

Due esiti negativi restano fuori dal flusso: ⛔ Non riparabile e ↩️ Preventivo rifiutato.

Le regole del flusso valgono ovunque cambi lo stato (scheda, Banco, Agenda) e le controlla il programma:

• se il cliente ha chiesto il preventivo, da Approvato in avanti non si va finché non l'ha accettato (o finché la riparazione è in garanzia);
• a Consegnato si arriva solo con la pratica saldata, oppure scegliendo «Consegna con pagamento differito», oppure con una fattura collegata; se il cliente ha pagato più del dovuto, prima si registra il rimborso;
• la data di consegna la scrive il programma quando la pratica passa a Consegnato, da qualunque pagina; se la pratica viene riaperta e riconsegnata, la data (e con lei la garanzia) riparte;
• una pratica nuova nasce sempre aperta.

Nel gestionale NOX completo si entra dal gruppo ASSISTENZA del menu laterale; aperto il gruppo, l'icona a libro accanto al titolo ASSISTENZA apre questa guida.

Dal pulsante ＋ Nuova riparazione apri una scheda vuota. Il numero di pratica (l'anno e un progressivo di quattro cifre) lo assegna il programma al primo salvataggio: due postazioni che accettano insieme ricevono numeri diversi, e il numero di una pratica cancellata non viene mai dato a un altro cliente. Compila:

• Cliente: a mano ("nuovo al volo") oppure con 📇 Cerca in anagrafica per pescarlo dai soggetti già in archivio.
• Dispositivo: tipo, marca, modello, seriale/IMEI, accessori consegnati, PIN/password di sblocco, condizioni estetiche. Il PIN serve solo finché il dispositivo è in laboratorio: quando la pratica si chiude (consegnata, non riparabile, rifiutata) il programma lo cancella.
• Difetto dichiarato dal cliente.

In accettazione documenti lo stato del dispositivo, così eviti contestazioni:

• 📷 Foto: scatta da tablet/telefono o carica dalla galleria (graffi, ammaccature, schermo, accessori). Le immagini vengono compresse automaticamente. Foto e allegati di una pratica stanno insieme sotto 1 MB: se li superi il programma te lo dice prima di salvare, e niente va perso in silenzio.
• 🎒 Cosa ti ha consegnato: spunta gli accessori dai pulsanti — alimentatore, cavo, borsa, SIM, memory card, telecomando… Quello che spunti finisce sulla ricevuta come elenco. Al banco, col cliente davanti, si dimentica sempre qualcosa: ed è proprio quello che poi si contesta al ritiro.
• ✍️ Firma del cliente: sul touch, con il dito o la penna, sotto le condizioni che la scheda mostra (il cliente firma dopo averle viste). Se fra le condizioni ce ne sono da approvare specificamente (capitolo 6), c'è una seconda firma solo per quelle. La pratica conserva il testo delle condizioni com'era il giorno della firma: se domani cambi le diciture, le pratiche già firmate stampano le loro.
• Consensi: spunta GDPR e "preventivo richiesto".

Cosa contiene la ricevuta

Con 🖨️ Ricevuta generi il foglio A4 da far firmare. Ci trovi:

• Intestazione con i dati della tua azienda (ragione sociale, indirizzo, telefono, P.IVA) e il logo;
• Cliente e chi ha accettato la pratica;
• Dispositivo: tipo, marca, modello, seriale/IMEI;
• Problema dichiarato dal cliente, con le sue parole;
• Cosa ha consegnato (l'elenco degli accessori) e le condizioni estetiche;
• la garanzia del produttore e il numero RMA, se il dispositivo è ancora coperto;
• le diciture che hai impostato tu (vedi il capitolo 6);
• le due firme e il QR Code che porta alla pagina pubblica di stato.

Ricevuta di riconsegna

Dalla stessa pagina, con il pulsante ↪ Riconsegna, ottieni il documento del ritiro: oltre a tutto quanto sopra ci sono diagnosi, interventi eseguiti, ricambi utilizzati, importo e pagamenti (con lo scontrino o la fattura di ciascuno) e la garanzia sulla riparazione con la sua scadenza. Il riquadro della firma è vuoto: il cliente lo firma quando riprende il dispositivo (la firma dell'accettazione non vale come firma del ritiro).

Sotto la garanzia del centro la ricevuta ricorda che questa si aggiunge alla garanzia legale di conformità e non la limita, come chiede l'art. 133 del Codice del Consumo. La ricevuta non è un documento fiscale: fanno fede lo scontrino o la fattura.

Le condizioni di servizio stampate sulla ricevuta le decidi tu, dal menù 🖨️ Stampa. Sono la parte che ti tutela: è quello che il cliente firma.

Come si aggiungono

Trovi sei diciture già pronte — le attivi con un clic e le modifichi come vuoi:

Puoi anche scriverne di tue con «+ Scrivi una dicitura».

Testo formattato

Ogni dicitura si scrive in un campo con grassetto, corsivo, sottolineato ed elenchi puntati o numerati, come in un programma di videoscrittura. Quello che vedi è quello che viene stampato.

Due parole che si compilano da sole

Dentro il testo puoi scrivere due segnaposto, che vengono sostituiti al momento della stampa:

Le altre impostazioni

• Ordine: le frecce ↑ ↓ spostano le diciture; escono numerate in quell'ordine.
• Dove: alla consegna, al ritiro, o su entrambi i documenti.
• Attiva / spenta: la spegni senza cancellarla, se ti serve solo in certi periodi.
• Firma per accettazione: sotto la riga della firma compare «per accettazione delle condizioni sopra riportate».
• Approvazione specifica: le diciture che limitano la tua responsabilità o pongono termini e costi al cliente (le pronte «Backup dei dati» e «Ritiro del dispositivo» lo sono già) vanno approvate per iscritto a parte (artt. 1341 e 1342 c.c.). Spunta Seconda firma sulla dicitura: la ricevuta aggiunge la seconda firma «il cliente approva specificamente le clausole n. …». Una clausola che esclude la responsabilità anche per dolo o colpa grave è nulla (art. 1229 c.c.): per questo la dicitura pronta sul backup dice «salvo i casi di dolo o colpa grave».
• Intestazione: di norma usa i dati della tua azienda; puoi sovrascrivere nome, logo e righe dei contatti.
• Cosa mostrare: foto, condizioni estetiche, chi ha accettato, preventivo, garanzia, QR.
• Nota in fondo: una riga libera, per esempio gli orari di apertura.

Man mano che lavori, aggiorni la scheda:

• Diagnosi e lavorazioni eseguite.
• Ricambi: aggiungi righe a mano o pescale dal magazzino (compila codice e prezzo). Al salvataggio la giacenza si scarica automaticamente. Se in magazzino non ci sono abbastanza pezzi la pratica non si salva e il programma ti dice quanti ce ne sono: prima registra il carico.
• Manodopera (ore × tariffa) e totale calcolato in tempo reale.
• Stato, priorità, tecnico assegnato e date (accettazione, consegna prevista, consegna effettiva).

Nella card Gestione preventivo converti la pratica con un clic, senza reinserire dati:

• 🔧 Riparazione: il cliente approva → stato "Approvato", si procede.
• 🛒 Vendita: rinuncia alla riparazione e acquista un prodotto → scrivi cosa compra e il prezzo (maggiore di zero); se il prodotto è a magazzino, sceglilo e viene scaricato. I ricambi già presi per la riparazione tornano a magazzino e gli acconti versati valgono sulla vendita. Poi si incassa col documento fiscale e si consegna.
• ♻️ Rottamazione: dispositivo avviato a smaltimento come rifiuto elettronico (RAEE). Il dispositivo è del cliente: serve la sua firma che autorizza lo smaltimento. La pratica passa a «Non riparabile».
• ↩️ Rifiutato: preventivo non accettato, il pezzo torna al cliente.

Quando il preventivo è rifiutato o il dispositivo non è riparabile, il cliente deve solo il costo della diagnosi che hai scritto nella scheda (lascia 0 se è gratuita), non i ricambi che non hai montato.

💳 Incassi, sempre col documento fiscale

Ogni incasso, anche un acconto, si registra col documento fiscale emesso in quel momento (artt. 21 e 22 del DPR 633/1972; per lo scontrino art. 2 del D.Lgs. 127/2015). Dal pulsante ＋ Registra incasso scegli quale:

• Scontrino della cassa di NOX: batti lo scontrino al Banco di NOX (reparto della riparazione, importo da incassare), poi sceglilo dall'elenco. Importo e pagamento sono quelli dello scontrino, e lo stesso scontrino non vale per due pratiche.
• Scontrino del registratore del negozio: se il registratore non è collegato a NOX, scrivi numero e data del documento commerciale, importo e metodo di pagamento.
• Fattura: scrivi numero e data. Se la fattura è stata fatta in NOX viene collegata alla pratica (e deve essere emessa, non in bozza né annullata); altrimenti resta registrata come fattura di un altro programma.

Un importo più basso del dovuto è un acconto; oltre il dovuto il programma non accetta. Se la pratica diventa gratuita dopo che il cliente ha pagato (per esempio la metti in garanzia), la scheda mostra il suo credito: lo restituisci con ↩ Registra rimborso, col documento di reso o con la nota di credito, e solo dopo si consegna.

Un incasso registrato per errore non si cancella: l'amministratore lo annulla scrivendo il motivo, e resta nello storico. Quello della cassa di NOX si annulla prima al Banco.

Se il cliente paga dopo il ritiro, spunta «Consegna con pagamento differito». La scheda mostra importo, pagato e da incassare (prezzi al pubblico, IVA compresa); in Dashboard l'«Incassato oggi» conta solo gli incassi documentati.

🛡️ Garanzie

Imposti i mesi di garanzia intervento e garanzia ricambio (la scadenza è calcolata dalla consegna; dal 31 agosto, sei mesi portano al 28 o 29 febbraio, non a marzo) e, se il dispositivo è in garanzia produttore, registri marca e numero RMA. La garanzia sui ricambi c'è solo se sono stati montati dei ricambi. La pagina Garanzie evidenzia quelle in scadenza e scadute.

Il Banco mostra tutte le pratiche aperte come cartellini, in colonne per stato. Trascini un cartellino da una colonna all'altra per cambiare fase: portandolo su "Consegnato" viene registrata la data di consegna. Valgono le stesse regole della scheda (preventivo approvato, saldo o pagamento differito): se un passaggio non si può fare, il cartellino torna dov'era e il programma ti dice perché. In alto puoi filtrare per testo e per tecnico.

L'Agenda raggruppa le pratiche aperte per scadenza di consegna: Urgenti · In ritardo · Oggi · Domani · Questa settimana · Da pianificare. Da ogni riga assegni il tecnico al volo.

Nel pannello Tecnici vedi il carico di ognuno (numero di lavori aperti), imposti lo stato Attivo / Ferie / Assente e aggiungi nuovi tecnici. Il nome di un tecnico è unico; una pratica si assegna solo a un tecnico attivo; un tecnico con pratiche aperte non si toglie (e non cambia nome) finché non le riassegni. Togliere un tecnico è dell'amministratore.

Anagrafica ricambi con codice, barcode, categoria, compatibilità, ubicazione, fornitore, tempi di consegna, prezzo di acquisto/vendita e margine. La giacenza ha un semaforo: ok sottoscorta esaurito.

Movimenti di carico / scarico / rettifica con storico; ricerca per barcode; filtro "solo da riordinare"; valore complessivo del magazzino.

La giacenza la tiene il programma: cambia solo con un movimento (la giacenza iniziale di un ricambio nuovo è il suo primo carico) e non va mai sotto zero — uno scarico oltre quello che c'è viene rifiutato. La rettifica di inventario è dell'amministratore. Un ricambio usato su una pratica o con movimenti nello storico non si cancella.

Ogni apparecchio ha la sua storia: TechCare raggruppa gli interventi per numero di serie/IMEI e mostra una timeline cronologica con difetto, lavorazioni, ricambi e spesa. Al banco vedi subito se un pezzo è già stato riparato e cosa è stato fatto.

L'archivio clienti aggrega, per ogni cliente, numero di interventi, dispositivi posseduti, spesa totale e ultimo accesso. I clienti che spendono di più o tornano spesso sono marcati ★ VIP. L'anagrafica di base è quella dei soggetti NOX.

Dal pulsante 📣 Avvisa nella scheda invii un messaggio precompilato in base allo stato (preventivo pronto, ricambio disponibile, pronto al ritiro, ritiro urgente). Scegli il canale: WhatsApp, SMS, Email o Telegram: si apre già compilato, tu controlli e invii. Ogni avviso resta annotato nello storico della pratica come aperto: NOX sa che hai aperto il messaggio, non se l'hai poi spedito. «Avvisa» non salva le modifiche alla scheda: salvale prima. Se il telefono o l'email del cliente non sono scritti bene, la finestra te lo dice: correggili nella scheda prima di avvisare.

Il messaggio è firmato con il nome del tuo centro: quello scritto nell'intestazione della ricevuta (Impostazioni di TechCare) o, se è vuota, la ragione sociale dei Dati azienda. Il link allo stato della riparazione porta il cliente direttamente alla sua pratica.

Nella pagina Preventivi trovi le richieste arrivate dal modulo pubblico online (il cliente inserisce marca, modello, guasto e foto) e un link con QR da mettere su sito e social.

Il cliente, inquadrando il QR sulla ricevuta, apre una pagina pubblica dove vede lo stato della sua riparazione con lo stepper delle fasi — senza telefonare e senza accedere al programma. Per vedere gli aggiornamenti ricarica la pagina.

A ogni pratica alleghi documenti (fattura, preventivo, manuale, schema, foto…). La pagina Documenti raccoglie tutti gli allegati di tutte le pratiche, con filtro per categoria, ricerca, download e collegamento alla pratica. Il file si scarica quando lo chiedi: l'elenco porta solo nome e dimensione.

La Dashboard mostra: pratiche aperte, urgenti, in attesa ricambi, pronte al ritiro, valore delle riparazioni consegnate oggi, incassato oggi (solo incassi con scontrino o fattura), concluse del mese, tempo medio in laboratorio. Se ci sono incassi vecchi registrati senza documento, una casella rossa li conta.

La sezione di analisi risponde alle domande che contano: le marche che si rompono di più, i ricambi più sostituiti, il ticket medio per tipo di dispositivo, i clienti con l'importo più alto, la percentuale di preventivi rifiutati.

La voce 💾 Backup dati ti mette al riparo dall'unica cosa che non si rimedia: la perdita dell'archivio. Una copia contiene tutto il tuo TechCare — pratiche, clienti, dispositivi, ricambi, preventivi, garanzie, pagamenti — e riporta il programma esattamente com'era nel momento in cui l'hai fatta.

Hai tre modi di produrre una copia, e conviene usarli insieme:

• Backup Manuale — il pulsante in alto. Lo premi prima di ogni operazione delicata: una modifica in blocco, un aggiornamento, una prova che non sai come andrà.
• Backup automatico — la copia la fa il server da solo. Frequenza, orario e per quanto tempo si conservano le copie valgono per tutte le aziende e li regola l'assistenza NOX: tu non devi impostare niente.
• Copia automatica sul tuo computer — all'avvio del programma, al massimo una volta al giorno, il file viene scaricato in una cartella che scegli tu sul tuo PC.

Per rimettere indietro i dati apri un ticket all'assistenza: il ripristino e l'importazione di una copia li fa il Super Amministratore di NOX, perché un file di backup viene eseguito sul server.

L'elenco in basso mostra le copie disponibili con data, dimensione e stato. Il pulsante Log esecuzioni apre lo storico dei backup eseguiti e permette di verificarne l'integrità, per sapere che una copia è davvero valida e non un file troncato.