Modulo CRM / Pipeline
Gestione opportunità commerciali — Pipeline Kanban, Attività, Documenti, Forecast
Riferimenti normativi
- GDPR — Reg. UE 2016/679 art. 6 (Base giuridica del trattamento): il trattamento dei dati personali nell'ambito di opportunità commerciali e attività CRM deve fondarsi su una base giuridica lecita. L'interesse legittimo del titolare (art. 6, comma 1, lett. f) può giustificare il trattamento per finalità di vendita diretta a clienti esistenti, mentre per prospect e nuovi contatti è necessario il consenso esplicito dell'interessato.
- D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy — Consenso marketing): in conformità con l'art. 130, le comunicazioni commerciali (email, telefonate, visite) verso chi non è già cliente richiedono il consenso preventivo dell'interessato. Il CRM non controlla da solo il consenso quando si crea un'attività: va verificato nella scheda del soggetto (sezione Privacy) prima di contattarlo.
- Reg. UE 2016/679 art. 17 (Diritto alla cancellazione): l'anonimizzazione del soggetto (Privacy → Anonimizza) toglie i dati personali anche dal CRM: i referenti (nome, email, telefoni, note), i testi delle trattative e delle attività, il motivo della perdita, i valori vecchi nei registri delle modifiche. Restano valori, fasi, date ed esiti, che servono alle statistiche e non dicono chi è la persona.
- Reg. UE 2016/679 artt. 15 e 20 (Accesso e portabilità): l'esportazione dei dati del soggetto comprende anche il CRM (referenti, trattative con righe e storico, attività), oltre a documenti e scadenze.
- Art. 2220 c.c. e art. 22 DPR 600/1973: i documenti fiscali nati da una trattativa (preventivi, ordini, fatture) non si cancellano con l'oblio: si conservano dieci anni, con il soggetto anonimizzato.
La vista Pipeline Kanban rappresenta graficamente il flusso delle trattative aperte. Ogni colonna corrisponde a una fase della pipeline, e ogni card rappresenta un'opportunità. Le trattative vinte, perse, sospese o nel cestino non stanno nel kanban: si trovano nell'archivio.
Le fasi di partenza di ogni azienda sono queste:
| Fase | Probabilità % | Descrizione |
|---|---|---|
| Contatto iniziale | 10% | Primo contatto con il prospect. È la fase d'ingresso: una trattativa nuova senza fase nasce qui |
| Qualificato | 25% | Analisi delle esigenze e verifica del budget |
| Offerta inviata | 50% | Presentazione dell'offerta commerciale |
| Negoziazione | 75% | Trattativa in corso su termini e condizioni |
| Chiuso — Vinto | 100% | Fase di chiusura: chi entra qui è vinta |
| Chiuso — Perso | 0% | Fase di chiusura: chi entra qui è persa |
Drag-and-drop
Trascinando una card in un'altra colonna, la trattativa prende la probabilità della fase, il valore pesato si ricalcola e il passaggio va nello storico (con la fase di provenienza e i giorni passati lì). Portarla in Chiuso — Vinto o Chiuso — Perso la chiude: si chiede conferma (per la persa, il motivo), l'esito diventa VINTA o PERSA con la data di chiusura di oggi, e la card lascia il kanban.
- Accedere al menu CRM → Pipeline per visualizzare la board Kanban.
- Il filtro agente in alto restringe le card e i numeri in testata (aperte, vinte del mese, forecast).
- Trascinare una card su una nuova fase per aggiornare l'opportunità.
- Fare clic su una card per aprire il dettaglio opportunità.
- + Nuova opportunità in fondo a una colonna apre la creazione rapida (titolo e cliente; Esc chiude). Apri form completo porta nella scheda il titolo e il cliente già scritti.
L'archivio presenta le opportunità in formato lista, aperte e chiuse, ordinate per esito e data di chiusura prevista.
Filtri disponibili
| Filtro | Descrizione |
|---|---|
| Esito | Tutte, Aperte, Vinte, Perse, Sospese |
| Ricerca | Titolo, codice o nome del cliente |
| Fase | Una fase della pipeline |
| Agente | Opportunità assegnate a un agente |
| Priorità | Bassa, Media, Alta, Urgente |
| Periodo | Intervallo sulla data di chiusura prevista |
- Accedere a CRM → Vista Lista per aprire l'archivio.
- Scegliere l'esito con le pillole in alto e combinare gli altri filtri; Reset torna alle aperte.
- Fare clic su una riga per aprire il dettaglio dell'opportunità; l'icona dello storico mostra il registro delle modifiche.
- Se un filtro non si può applicare, la pagina lo dice con un messaggio: un elenco vuoto vuol dire davvero «nessuna trattativa».
La scheda di dettaglio ha le schede Dati, Righe, Attività, Contatti e Storico.
| Campo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|
| Titolo | Sì | Descrizione sintetica dell'opportunità (al massimo 200 caratteri) |
| Codice | Automatico | Formato OPP-AAAA-NNN (es. OPP-2026-001): un contatore per anno, che non torna mai indietro e non riusa i numeri di trattative eliminate |
| Cliente / Prospect | No | Si cerca per nome, ragione sociale, codice fiscale o telefono fra i soggetti con ruolo Cliente, e si sceglie dall'elenco. Serve per creare il preventivo |
| Fase | No | Fase della pipeline; senza scelta, la fase d'ingresso. Una trattativa nasce in una fase di lavoro, non in una di chiusura |
| Agente | No | Si sceglie fra i soggetti con ruolo Agente, attivi |
| Priorità | No | Bassa, Media (predefinita), Alta, Urgente |
| Fonte lead | No | Telefono, Email, Sito web, Social, Fiera / evento, Passaparola, Agente, Campagna, Altro |
| Valore stimato | No | In euro, zero o più. Si può scrivere all'italiana (12.345,67). Con le righe, è il loro totale |
| Probabilità | Automatico | Viene dalla fase; si può cambiare a mano (da 0 a 100). Lo zero resta zero |
| Valore previsto | Calcolato | Valore stimato × probabilità: è quello che pesa nel forecast |
| Chiusura prevista | No | La data in cui si pensa di chiudere |
| Note interne | No | Annotazioni libere sulla trattativa |
Chiudere, sospendere, riaprire
- Segna Vinta e Segna Persa chiudono la trattativa (per la persa serve il motivo, e si può indicare il concorrente) e la portano nella fase Chiuso — Vinto o Chiuso — Perso, con la data di chiusura di oggi.
- Sospendi la toglie dal kanban senza chiuderla; Riprendi la rimette in lavorazione.
- Riapri riporta una vinta o una persa nella fase d'ingresso: lo può fare solo un Amministratore, e il cambio resta nel registro.
La scheda Righe elenca i prodotti o servizi della trattativa. Il totale delle righe diventa il valore stimato; togliendo tutte le righe il valore torna a zero.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Articolo | Dal catalogo, con la ricerca per codice o descrizione; oppure una riga libera |
| Descrizione | Quella del catalogo, modificabile |
| Quantità | Maggiore di zero |
| Prezzo | Lasciato vuoto, lo mette al salvataggio il listino del cliente (contratto, listino del cliente, categoria, canale, predefinito, catalogo); scritto a mano, si rispetta |
| Sconto % | Da 0 a 100 |
| IVA % e Natura | L'aliquota deve essere fra quelle in uso; a zero serve la Natura (N1…N7), che passa nel preventivo e nella fattura |
| Importo | Calcolato dal programma: quantità × prezzo × (1 − sconto%) |
- Nel dettaglio opportunità, aprire la scheda Righe.
- Cercare l'articolo nel campo Aggiungi dal catalogo (almeno 2 lettere), o premere + Riga libera.
- Indicare quantità ed eventuale sconto; il prezzo si può lasciare al listino.
- Premere Salva le righe: prezzi e importi tornano calcolati, e il valore della trattativa si aggiorna.
Le attività tracciano le interazioni con il cliente nell'ambito dell'opportunità. Ogni attività ha un tipo, una scadenza (data e ora italiane) e uno stato; l'autore è sempre l'utente collegato.
| Tipo attività | Descrizione |
|---|---|
| Chiamata | Telefonata in uscita o in entrata con il contatto |
| Comunicazione via posta elettronica | |
| Riunione | Incontro formale, anche in videoconferenza |
| Visita | Visita presso la sede del cliente |
| Demo | Dimostrazione di prodotto o servizio |
| Offerta | Invio o presentazione di un'offerta commerciale |
| Follow-up | Richiamo dopo un contatto precedente |
| Altro | Tutto il resto (una nota, un promemoria) |
- Nel dettaglio opportunità, aprire la scheda Attività.
- Premere + Nuova attività, scegliere il tipo, scrivere titolo, descrizione e scadenza.
- Premere Salva attività.
- Con ✅ l'attività è completata (con la data); con ↺ si riapre (la data di completamento se ne va).
- Con 🗑 l'attività va nel cestino, e il passaggio resta nel registro della trattativa.
Dalla trattativa nasce il documento commerciale, con il cliente e le righe. Passa per la stessa strada della pagina Documenti, con le sue regole.
| Pulsante | Che cosa crea |
|---|---|
| Crea il preventivo | Un Preventivo in BOZZA |
| Crea l'ordine | Un Ordine cliente in BOZZA, senza passare dal preventivo |
Il documento porta: il cliente, le righe con prezzi, sconti, aliquote e Natura, l'agente della trattativa (o quello del cliente) con la sua provvigione, le condizioni di pagamento del cliente, il titolo della trattativa come oggetto e il codice OPP nelle note. Gli importi li ricalcola il programma. Per un ente pubblico la scissione dei pagamenti (art. 17-ter DPR 633/72) si accende sulla fattura, anche quando nasce per conversione dall'ordine.
- Serve il cliente: una trattativa senza cliente non genera documenti.
- Un documento per trattativa: dopo la creazione il pulsante diventa Vai al documento. Se quel documento viene annullato o va nel cestino, se ne può creare un altro.
- Scollega, accanto al documento nella sezione Documenti collegati, toglie il collegamento: il documento resta com'è nella pagina Documenti e la trattativa ne può avere un altro. Si chiede il perché, e il passaggio va nel registro della trattativa. È il passo da fare prima di eliminare un preventivo nato dal CRM: la pagina Documenti, finché è collegato, rimanda qui.
- Creare il documento spetta a chi ha il permesso «Creare documenti», lo stesso della pagina Documenti (di serie amministratori e utenti). Chi non ce l'ha riceve un messaggio che lo dice.
Ogni passaggio di fase e ogni cambio di esito si registra da solo nella scheda Storico.
| Voce | Descrizione |
|---|---|
| Data/ora | Quando è avvenuto il passaggio |
| Fase o esito | La fase di arrivo, oppure VINTA, PERSA, SOSPESA, RIAPERTA |
| Utente | Chi l'ha fatto |
| Nota | La fase di provenienza con la permanenza (i giorni passati lì), il motivo della perdita, il concorrente |
Lo storico non si modifica dall'utente.
Il modulo CRM è integrato con il modulo Soggetti. Nella scheda del soggetto c'è la sezione Opportunità CRM.
Sezione "Opportunità CRM" nella scheda soggetto
La sezione elenca le opportunità del soggetto, aperte e chiuse. Da qui è possibile:
- Aprire il dettaglio di un'opportunità facendo clic sulla riga
- Creare una nuova opportunità con + Nuova Opportunità: il cliente è già compilato
Nella scheda della trattativa, la scheda Contatti raccoglie le persone dell'azienda cliente (nome, ruolo, email, telefoni, il riferimento principale).
In testata al kanban e nella carta CRM della Home ci sono i numeri della pipeline. Contano solo le trattative vive: quelle nel cestino no.
| Indicatore | Descrizione |
|---|---|
| Aperte | Le trattative con esito Aperta |
| Vinte del mese | Chiuse vinte dal primo del mese (giorno italiano) |
| Forecast | Somma dei valori previsti (valore × probabilità) delle aperte |
| Oltre la data | Aperte con la chiusura prevista già passata |
| In scadenza | Aperte con la chiusura prevista nei prossimi 7 giorni |
| Attività scadute | Attività da fare con la scadenza passata |
• il pacchetto
VENDITE_B2B è compreso nella licenza dell’azienda
• il modulo è acceso nella Aziende & Licenze, per l’azienda e per l’utente
Spento vuol dire bloccato, non solo nascosto. Dettagli in Licenza e Aziende & Licenze.
Le opportunità cancellate vanno nel cestino invece di essere rimosse. Chi può cestinarle può anche ripristinarle; l'eliminazione definitiva è solo dell'amministratore, con la motivazione, e porta via anche le attività della trattativa.
Come funziona
- Vista Cestino nell'archivio: le cestinate, con chi e quando.
- Ripristina (↺): la trattativa torna dov'era.
- Elimina definitivamente (✕): solo amministratore, motivazione obbligatoria.
- Una trattativa nel cestino resta fuori da kanban, numeri e Home, e si legge in sola lettura.
Ogni modifica rilevante finisce nel registro della trattativa (icona dello storico nell'archivio).
Campi tracciati
| Campo | Note |
|---|---|
| fase | da qualunque strada: trascinamento, scheda, azioni di gruppo |
| esito | APERTA / VINTA / PERSA / SOSPESA, anche dai pulsanti |
| priorità, fonte, cliente, agente | |
| valore stimato / valore previsto / probabilità | anche quando cambiano per le righe |
| chiusura prevista | slittamenti tracciati, come giorno |
| documento | creato dalla trattativa o scollegato |
| cestino | invio al cestino (con la motivazione) e ripristino |
Ogni voce porta chi, quando e l'eventuale motivazione.
Nell'archivio si selezionano più trattative e si applica un'azione a tutte. Valgono gli stessi permessi e le stesse regole del pulsante singolo.
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Marca persa | Chiude come PERSA, nella fase Chiuso — Perso, con la data di oggi e il motivo chiesto (che va nello storico di ciascuna) |
| Cestino | Sposta nel cestino, con la motivazione facoltativa; quelle già nel cestino si saltano |
Alla fine la pagina dice quante sono riuscite, quante erano già a posto e, per quelle non riuscite, il perché. Ogni trattativa fa storia a sé: un errore su una non ferma le altre.
Vista cronologica che unisce registro delle modifiche e storico delle fasi, dal più recente: ogni evento ha tipo, data, titolo, descrizione e operatore.
I campi sensibili eventualmente presenti nel registro delle modifiche (email, telefono, IBAN) sono mascherati automaticamente. Con l'anonimizzazione del soggetto (art. 17) i valori nei registri delle sue trattative e attività diventano ***ANON***: restano chi e quando.