Schedia

Il sistema è composto da tre parti che lavorano sullo stesso calendario:

Le app per iPhone e per Android hanno gli stessi menù e le stesse voci. Dove si comportano in modo diverso, il manuale lo dice.

1. Apri l'app e tocca «Non hai un account? Creane uno gratis».
2. Compila «Nome dello studio / attività» (es. "Studio Rossi Fisioterapia"), «La tua email», «Password (minimo 8 caratteri)» e «Ripeti la password», poi tocca «Crea l'account».
3. Ricevi via email un codice a 6 cifre: inseriscilo nell'app e tocca «Conferma e inizia» (se hai sbagliato i dati, «← Correggi email o password»).
4. Fatto: entri direttamente nella tua agenda, vuota e pronta.

Chi crea l'account è il titolare dello studio: potrà invitare collaboratori (sezione 13) e gestire tutte le impostazioni.

Dalla schermata iniziale accedi con Utente (di solito la tua email) e Password. Se hai attivato la verifica in due passaggi, l'app chiede anche il codice 2FA. La casella «Ricorda l'accesso su questo dispositivo» evita di riscrivere i dati a ogni apertura.

Password dimenticata? Tocca il link omonimo sotto il pulsante Entra:

1. Nella schermata «Recupera la password» inserisci la tua email e tocca «Invia il codice» → ricevi un codice a 6 cifre (valido 30 minuti).
2. Inserisci il «Codice a 6 cifre» e la «Nuova password (minimo 8 caratteri)» (2 volte), poi tocca «Cambia la password». Se il codice non arriva: «Non è arrivato? Inviane un altro».
3. Torni al login con l'email già compilata: entra con la nuova password.

La barra in alto

La barra della data

Il calendario

• I giorni sono colonne affiancate: scorri con il dito di lato per cambiare giorno, in su e in giù per le ore. La griglia va dalle 8:00 alle 20:30 e si allarga da sola se ci sono appuntamenti prima o dopo.
• La linea rossa indica l'ora attuale nella colonna di oggi.
• Gli appuntamenti senza ora: su Android compaiono in alto, nella striscia «Senza orario»; sull'iPhone sotto la data del giorno, nella riga «🕓 nome +N» (toccandola si apre l'appuntamento o l'elenco), e nell'elenco del giorno della vista mese con «—» al posto dell'ora. Toccali e dai loro un'ora.
• I giorni passati mostrano quello che hai scelto in Storico del calendario (sezione 12): gli appuntamenti come sono stati presi (solo da guardare), oppure i pazienti con fatture (in giallo) e ricette (in bianco), oppure niente.
• Solo Android: con due dita (pizzico) allarghi o stringi la scala delle ore, per toccare più comodamente gli appuntamenti brevi.

In fondo alla schermata

La fascia «Schedia software realizzato da DPM»: toccando il logo DPM si aprono i riferimenti di DPM Software House (credits). Il pulsante ⏻ serve per uscire: l'app chiede «Uscire da Schedia?» e alla riapertura dovrai accedere di nuovo con utente e password.

Tocca l'icona a griglia nella barra della data: il calendario mostra il mese intero, come il Calendario del telefono.

• Ogni giorno ha fino a tre trattini colorati, uno per appuntamento, con il colore della sua tipologia; oltre i tre compare «+N». Oggi è nel cerchio blu.
• Tocca un giorno per sceglierlo: sotto la griglia compare l'elenco dei suoi appuntamenti (ora, nome, tipologia e durata). Toccando un appuntamento di oggi o dei giorni futuri lo apri, come nel calendario.
• Sopra l'elenco ci sono «Apri il giorno» (torna al calendario su quel giorno) e «+ Nuovo» (nuovo appuntamento in quel giorno, con l'ora da scegliere). «+ Nuovo» non c'è nei giorni passati né per chi è in sola lettura.
• Un doppio tocco su un giorno lo apre direttamente.
• Le frecce ‹ › e lo scorrimento del dito di lato sulla griglia cambiano mese.
• I giorni passati seguono lo Storico del calendario (sezione 12): appuntamenti, oppure i pazienti con fatture e ricette, oppure niente.

Nel mese non compaiono i blocchi né le stanze occupate dai colleghi: solo gli appuntamenti. Per tornare ai giorni tocca di nuovo l'icona a griglia.

Tocca uno spazio libero della griglia all'ora desiderata: si apre la scheda «Nuovo appuntamento» con giorno e ora già compilati. L'ora segue il punto toccato a scatti di 15 minuti: toccando la metà bassa della riga delle 17:00 ottieni le 17:15. Nel modulo:

Tocca Salva: l'appuntamento compare subito sul calendario, colorato secondo la tipologia.

• Modificare: un tocco sull'appuntamento apre la scheda con tutti i campi.
• Spostare: trascina l'appuntamento su un'altra ora o, di lato, su un altro giorno. Mentre lo muovi la scheda mostra l'orario di arrivo.
• Allungare o accorciare: trascina il bordo inferiore (cambia la fine) o il bordo superiore (cambia l'inizio).
• Spostamenti e allungamenti vanno a scatti di 15 minuti: un appuntamento può iniziare anche alle 17:15 o alle 17:45, e si disegna esattamente a quell'ora.
• Ripensamento: il pulsante ↩ Annulla nella barra della data rimette l'appuntamento dov'era, fino agli ultimi 5 spostamenti.
• Eliminare: apri l'appuntamento → Elimina.
• Disdire con avviso: apri l'appuntamento → «✕ Disdici e avvisa il cliente» — l'appuntamento passa ad Annullato e, se il cliente ha lasciato l'email, riceve la comunicazione di annullamento.

Le tipologie sono le categorie dei tuoi appuntamenti (es. Prima visita, Controllo, Trattamento…). Ognuna ha colori, durata e prezzo, e decide se è prenotabile online.

Si configurano in ☰ › Prenotazioni online › Tipologie. Con «➕ Aggiungi tipologia» ne crei una nuova; per ciascuna scegli il nome, i «Minuti», il «Prezzo €» (facoltativo), i colori Sfondo, Bordo e Testo, e la casella «Prenotabile Online». La ✕ toglie la tipologia. Alla fine tocca Salva.

🔒 Note private

Spuntando «🔒 Note private» la tipologia diventa un contenitore di appunti che non sono appuntamenti:

• li vedi solo tu: ai colleghi, agli assistenti e all'amministratore non compaiono;
• non occupano la stanza: i colleghi possono ricevere alla stessa ora;
• non sono mai prenotabili online (la casella «Prenotabile Online» si spegne da sola).

Sul calendario si riconoscono dal lucchetto 🔒 davanti al nome. Il modo più rapido per scriverne uno è il gesto «Blocca orario» → 🔒 Appunto privato (sezione 9).

Come si leggono i colori

Gli orari bloccati non sono prenotabili online (e ti ricordano che lì non ricevi). Non ci sono pulsanti da accendere: segni l'orario con il dito e poi scegli che cosa è.

1. Tieni premuto per circa mezzo secondo su un orario libero di oggi o di un giorno futuro: compare un riquadro di mezz'ora con l'orario scritto. Senza staccare, trascina in su o in giù per allungarlo (a scatti di 15 minuti). Sull'iPhone le due maniglie del riquadro lo allungano o accorciano anche dopo.
2. Quando stacchi il dito sale il foglio «Blocca orario», con il giorno e l'orario. Scegli:
   • ⛔ Non prenotabile (già scelto): i clienti non possono prenotare;
   • 🍴 Pausa: la tua pausa;
   • 🔒 Appunto privato: compare solo se hai una tipologia «Note private» (sezione 8). Sull'iPhone scrivi il testo (facoltativo) e tocca Salva; su Android tocca Continua e si apre la scheda dell'appuntamento con la tipologia privata già scelta;
   • 📅 Appuntamento: tocca Continua e si apre il nuovo appuntamento con giorno, ora e durata già scritti.
3. Per ⛔ e 🍴: «Tutto il giorno» blocca la giornata intera; «Ripeti ogni … fino al …» rifà lo stesso blocco ogni settimana, lo stesso giorno, fino alla data scelta. Poi tocca Blocca.
4. Tocca un blocco per cambiarlo: Inizio e Fine con −15′ / +15′, «Cambia in …» (da pausa a non prenotabile e viceversa), poi Salva. Oppure Togli, e Togli tutta la serie se era ripetuto. Il foglio dice se il blocco viene dal Programma o si ripete ogni settimana.

Dopo ogni blocco creato o tolto compare in basso, per 5 secondi, il pulsante Annulla. Il tocco breve su un orario libero apre sempre un nuovo appuntamento, e se muovi subito il dito il calendario scorre come sempre. In sola lettura il tieni premuto non fa niente e un blocco toccato mostra solo tipo e orario.

Invece di bloccare gli orari a mano giorno per giorno, ☰ › Calendario › Programma il calendario prepara settimane intere secondo le tue regole. La schermata ha cinque voci, ognuna con il suo Salva:

Regole di prenotazione

Tutte le regole valgono subito sulla pagina di prenotazione online: gli orari che non le rispettano compaiono come «Non disponibile» e una prenotazione che le supera viene rifiutata. Contano le visite tue (comprese le richieste in attesa), non le note private né gli appuntamenti di chi divide la stanza. Generando il calendario le stesse regole diventano anche orari chiusi nell'agenda.

Generare il calendario

1. In fondo alla schermata del Programma scegli «Cosa fare»: «Rifai tutto il programma» oppure «Cambia solo l'orario del pranzo».
2. Indica «A partire dal» e l'«Orizzonte (settimane)». L'anteprima dice quanti giorni restano aperti, quanti chiusi e quanti posti prenotabili, con un piccolo calendario (verde aperto, grigio chiuso, rosso festivo o ferie).
3. Tocca «Genera il calendario» e conferma: il calendario si riempie dei blocchi giusti.

Se il risultato non ti convince, «Annulla programmazione» rimette i blocchi com'erano prima dell'ultima generazione.

La lente 🔍 in alto cerca in due modi. Quale usare lo scegli in ☰ › Come si vede › «Ricerca con la lente» (vale solo su questo telefono; di partenza: Soggetti). Scrivi almeno due lettere.

Il menù ☰ in alto a destra raccoglie tutte le impostazioni, divise in quattro gruppi:

• Compaiono solo le voci che puoi usare: «Testi e messaggi» al titolare e ai professionisti, «I miei assistenti» a chi può sceglierli, «Studio e collaboratori» al titolare.
• Ogni voce apre una schermata con la freccia ‹ per tornare indietro e il suo Salva, che salva solo quella schermata.
• Se esci con modifiche non salvate, l'app chiede «Uscire senza salvare?»: Esci le butta via, Resta ti lascia nella schermata.
• Chi ha accesso in sola lettura vede le schermate ma non può cambiare niente (non c'è il Salva) e non vede «Programma il calendario». Restano le preferenze del telefono (domenica, lente, lingua, ricorda l'accesso) e lo scarico del backup.

Come si vede

Il titolare può far entrare altre persone nello stesso studio, ciascuna con il proprio accesso:

1. Vai in ☰ › Persone › Studio e collaboratori, riquadro «👥 Collaboratori».
2. Inserisci l'email del collaboratore, scegli il permesso («Può modificare» oppure «Solo lettura») e tocca «➕ Invita».
3. Il collaboratore riceve un'email con un codice a 6 cifre (valido 7 giorni).
4. Dal suo telefono: apre l'app → «Hai ricevuto un invito?» → compila «La tua email», il «Codice a 6 cifre», «Il tuo nome (facoltativo)» e «Scegli una password (minimo 8 caratteri)» → tocca «Accetta l'invito» ed entra direttamente nell'agenda dello studio.

Nello stesso riquadro il titolare vede l'elenco (👑 titolare, ✏️ può modificare, 👁 solo lettura), può revocare gli inviti non ancora accettati («Revoca») e rimuovere collaboratori («Rimuovi»). Inviti e rimozioni valgono subito, senza Salva.

Come si accede. Il nome utente del collaboratore è la sua email (quella dell'invito), con la password scelta accettando l'invito: vale sia nell'app sia nel gestionale web.

Dal browser, solo l'agenda. Se lo studio usa anche il gestionale NOX e il collaboratore deve vedere solo la gestione appuntamenti, il titolare (o chi amministra NOX) gli assegna lo schermo pieno: Aziende & Licenze → Moduli → menu sotto il suo nome → ⛶ Solo Gestione Appuntamenti. È una scelta per la singola persona: gli altri continuano a vedere il gestionale completo.

Quando nello studio ci sono almeno 2 professionisti, l'app attiva da sola la gestione delle agende separate:

• Nella barra della data compare il filtro dei professionisti: «👥 Tutti» oppure il singolo professionista.
• Nella scheda dell'appuntamento compare il campo Professionista.
• Nella pagina di prenotazione online il cliente sceglie il «Professionista» e vede solo la disponibilità di quella agenda.

Così due professionisti possono ricevere in parallelo alla stessa ora: l'appuntamento di uno non occupa l'agenda dell'altro.

Studio con più stanze

Se lo studio è organizzato per stanze (lo imposta DPM Software House), ogni professionista ha la sua agenda e vede i suoi appuntamenti. Chi condivide la stessa stanza non può avere appuntamenti alla stessa ora:

• Quando la tua stanza è usata da un collega, sul tuo calendario compare un riquadro lilla a strisce: sulla prima riga «🚪 Stanza occupata», sulla seconda il nome di chi la usa.
• Puoi vedere anche quando sono occupate le altre stanze dello studio: fasce lilla con il nome della stanza e di chi la usa, mai il cliente né i dettagli. Chi le vede lo decide il titolare in ☰ › Come si vede › «Stanze occupate visibili a»: «Tutti» (anche chi arriverà) oppure «Solo al titolare (e alla sua assistente)», la scelta di partenza.
• La porta 🚪 in alto nasconde o mostra sia i riquadri «Stanza occupata» sia le fasce delle altre stanze: la scelta vale solo sul tuo telefono. Compare solo quando c'è qualcosa da nascondere.
• Il filtro dei professionisti funziona anche per chi assiste un collega: sceglie fra le agende che vede (la sua e quelle di chi assiste).
• Chi lavora nello studio ma non è configurato nell'agenda (né professionista né assistente) non vede nessuna agenda e non prenota; vede solo le fasce delle stanze occupate, se il titolare le mostra a tutti.
• Ogni professionista ha i suoi testi (nota della prenotazione, messaggio WhatsApp, richiesta di recensione), le sue tipologie, il suo Programma, il suo storico e il suo logo.

L'amministratore e gli appuntamenti dei colleghi

L'amministratore dello studio vede gli appuntamenti dei colleghi come «Occupato · nome del collega», con l'orario ma senza il paziente. Può spostarli e allungarli con il dito come i suoi; toccandoli si apre una scheda ridotta con Data, Ora e Durata, Salva ed Elimina: nome, note e recapiti restano nascosti. Anche qui il ↩ Annulla rimette a posto lo spostamento.

I miei assistenti

Nello studio con più stanze ogni professionista può farsi aiutare da uno o più assistenti: per esempio la segretaria, oppure un collega con cui collabora.

• Dove si trova. ☰ › Persone › I miei assistenti. Nel gestionale web: ⚙️ Impostazioni → «🧑‍💼 I miei assistenti». Il titolare trova nella stessa schermata un riquadro per ogni professionista («Assistenti di …») e può aggiungerli o toglierli a chiunque.
• Chi si può scegliere. Qualsiasi persona dello studio, anche un altro professionista: sceglila dall'elenco e tocca «➕ Aggiungi». Per chi deve ancora entrare scrivi la sua email: vale da quando accetta l'invito (sezione 13). Il titolare e l'amministratore non servono come assistenti: vedono già tutto. Si salva subito.
• Cosa vede l'assistente. Gli appuntamenti di quel professionista per intero, con il nome di chi ha prenotato e i colori del tipo, al posto del riquadro «🚪 Stanza occupata».
• Cosa può fare. Scrivere, spostare e annullare appuntamenti in quell'agenda: nella scheda sceglie il professionista nel campo Professionista.
• Il professionista che fa da assistente tiene la sua agenda: i nuovi appuntamenti vanno a lui, salvo quando sceglie il collega nel campo Professionista.
• Più assistenti, più professionisti. Un professionista può avere più assistenti, e una persona può assistere più professionisti.
• Come si toglie. Dallo stesso punto: tocca «Togli» accanto al nome.

Le sedi

• La sede principale è comune a tutti: il titolare la gestisce in ☰ › Studio e collaboratori › «Studi / Sedi» (⭐ = studio di default; tocca il nome per rinominarlo; «➕ Aggiungi studio»), poi Salva.
• Il professionista che riceve anche fuori dallo studio aggiunge le sue sedi in ☰ › Il mio profilo › «📍 Le mie altre sedi» («➕ Aggiungi sede»; sull'iPhone si salvano con «Salva sedi», su Android con il Salva della schermata). Gli appuntamenti in quelle sedi li vede solo lui.
• Nell'appuntamento si sceglie la Sede; sul calendario compare «📍» con il nome della sede.
• Non puoi essere in due posti insieme: mentre sei in un'altra sede, lo stesso orario nello studio risulta occupato («📍 Sede di …»), e viceversa.
• Sulla prenotazione online il cliente sceglie la «Località»; gli orari di ogni sede si decidono nel Programma («Sedi per giorno», sezione 10).

Tutto parte da ☰ › Prenotazioni online › Pagina e link:

1. Spunta l'interruttore e tocca Salva. Il titolare vede «Attiva le prenotazioni online — rendi raggiungibile la pagina pubblica»: finché è spento, la pagina risponde «non disponibile». Negli studi con più professionisti ognuno ha il suo, «Attiva la tua prenotazione online — i clienti possono sceglierti sulla pagina dello studio».
2. Con la prenotazione attiva compaiono il link da dare ai clienti e il pulsante per il sito (sezione 16).
3. Controlla le Tipologie (sezione 8): solo quelle con «Prenotabile Online» spuntata si prenotano dalla pagina, con la loro durata e l'eventuale prezzo.
4. Definisci quando sei prenotabile con il Programma (sezione 10) e i blocchi (sezione 9).
5. Personalizza i testi in ☰ › Testi e messaggi: «Nota a piè pagina (facoltativa)» (recapiti e istruzioni per i clienti), il messaggio WhatsApp di conferma (sezione 18) e quello per la recensione (sezione 20). Il titolare scrive quelli dello studio, ogni professionista i suoi.
6. Il titolare cura l'aspetto della pagina in ☰ › Studio e collaboratori › «Dati dello studio»: «Nome mostrato» e «Colore del Titolo». Il logo e il tipo di attività di ciascuno stanno in Il mio profilo (sezione 21): sulla pagina il tipo di attività compare sotto il nome dello studio, quando il cliente sceglie quel professionista.

Sempre in ☰ › Pagina e link, con la prenotazione attiva:

• «Link da dare ai clienti» — l'indirizzo della tua pagina (es. https://www.gnox.it/prenota/?studio=il-tuo-studio). Toccando il link apri la pagina per provarla; toccando Copia (diventa «Copiato ✓») lo incolli dove vuoi: WhatsApp, Instagram, profilo Google, biglietti da visita, firma email…
• In uno studio con più professionisti il link è personale: porta in fondo il tuo codice (&pro=…), e chi lo apre ti trova già scelto. Per l'assistente è quello del professionista che assiste. Il titolare che non riceve clienti ha il link dello studio.

La pagina del tuo link mostra

Negli studi con più stanze ognuno decide, per il suo link:

• «Tutti i professionisti dello studio»: il cliente ti trova già scelto ma può cambiare professionista;
• «Solo te»: la pagina non mostra la scelta del professionista e si prenota solo con te.

Poi tocca Salva. Ogni collega decide per il suo; la pagina dello studio (il link senza nessun professionista) mostra sempre tutti.

🧩 Pulsante «Prenota ora» per il tuo sito

Un piccolo codice già pronto, in un riquadro a parte: tocca Copia e incollalo (o passalo a chi cura il tuo sito) nella pagina del sito dove vuoi il pulsante. Chi lo clicca arriva alla tua pagina di prenotazione.

💻 Il calendario dal computer

In fondo alla schermata c'è un promemoria per usare il calendario dal computer (PC o Mac): apri www.gnox.it e accedi con i tuoi dati. L'app mostra il tuo Utente (con il pulsante Copia); per la Password scrive solo «la stessa che usi in questa app»: la password non viene mai mostrata. Il promemoria lo vedono tutti, anche chi è in sola lettura.

La pagina è pensata perché chiunque ci riesca al primo colpo:

1. Sceglie l'eventuale «Professionista», la «Prestazione richiesta» (con durata e prezzo, se impostato) e l'eventuale «Località».
2. Vede il calendario della settimana: verde = prenotabile, rosso = occupato, strisce rosse = in attesa di conferma, grigio = non disponibile, pausa pranzo.
3. Tocca uno spazio verde e compila: nominativo e telefono (obbligatori), email (facoltativa), note.
4. Accetta l'informativa privacy (visibile con un tocco) e tocca Prenota.
5. Riceve conferma a video e, se ha lasciato l'email, un riepilogo via email. La richiesta resta in attesa di conferma da parte tua.

Ogni prenotazione online appare sul tuo calendario a strisce (in attesa) e arriva un'email di avviso con tutti i dati del cliente (sezione 19). Hai due strade:

• Dall'app: tocca la richiesta → nel riquadro «🌐 Richiesta dal sito online» trovi tipologia, email e telefono; poi ✅ Conferma (il cliente riceve l'email di conferma, se ha lasciato l'email) oppure ✕ Rifiuta (riceve l'annullamento).
• Dall'email di avviso: il pulsante «✅ Conferma e rispondi su WhatsApp» conferma l'appuntamento e apre la chat WhatsApp del cliente con il messaggio di conferma già scritto: controlli e invii.

Dove arrivano gli avvisi

• Negli studi con più stanze l'avviso di una prenotazione va al professionista scelto dal cliente, all'indirizzo scritto in ☰ › Il mio profilo › «Email per gli avvisi delle prenotazioni»; se è vuoto, all'email con cui accede.
• Altrimenti va allo studio, all'indirizzo «Email per gli avvisi (facoltativa)» che il titolare scrive in ☰ › Studio e collaboratori.

Se il titolare inserisce in ☰ › Studio e collaboratori il «⭐ Link recensione Google (facoltativo)» della scheda Google dello studio, dopo ogni visita puoi chiedere una recensione con un tocco:

1. Apri l'appuntamento (serve il telefono del cliente) → ⭐ Chiedi recensione.
2. Si apre la chat WhatsApp del cliente con il messaggio e il link già pronti: controlli e invii. Il messaggio si personalizza in ☰ › Testi e messaggi («Messaggio richiesta recensione», segnaposto {data} e {recensione}).
3. Il pulsante diventa «✓ Recensione richiesta» per evitare doppi invii (resta il re-invio manuale con «↻ re-invia»).

👤 Il mio profilo

Tocca Salva per salvare. Il titolare trova le schede degli altri professionisti in ☰ › Studio e collaboratori › «Professionisti dello studio», ognuna con il suo Salva.

🌍 Lingua e accesso

• 🌐 Lingua / Language: «Come il telefono» oppure Italiano, English, Español, Deutsch, Français. L'app si ricarica subito nella lingua scelta.
• Ricorda l'accesso su questo dispositivo: spento, utente e password sono richiesti a ogni apertura dell'app.
• Elimina il mio account e tutti i dati… (sezione 22).

💾 Backup e ripristino

«Scarica backup» crea un file con tutti gli appuntamenti, i blocchi e la configurazione degli stati (sull'iPhone si apre la condivisione: Salva su File, Mail…). «Ripristina da file…» reinserisce solo quello che manca: non cancella e non duplica niente. Il file è lo stesso del gestionale web. Chi è in sola lettura può scaricare il backup ma non ripristinarlo.

❓ Aiuto e privacy

«📖 Manuale utente — app e prenotazione online» apre questo manuale nella lingua dell'app; «🔒 Informativa privacy» apre l'informativa.

• I dati risiedono su server in Unione Europea, in uno spazio separato per ciascuno studio, con comunicazioni sempre cifrate. L'app non contiene pubblicità né tracciamento.
• L'informativa privacy completa è sempre raggiungibile dalle schermate di accesso e registrazione, da ☰ › Aiuto e privacy e online: gnox.it/assets/privacy/dpm-appuntamenti.html.
• Per i dati dei tuoi clienti resti tu il titolare del trattamento: su richiesta è disponibile l'accordo di nomina a responsabile (DPA) scrivendo a info@dpmsoftware.it.
• Eliminare tutto: ☰ › Lingua e accesso › «Elimina il mio account e tutti i dati…»; nella finestra «Eliminare l'account?» inserisci la password («Conferma con la tua password»), spunta «Ho capito che i dati saranno persi per sempre» e tocca «Elimina definitivamente». La cancellazione è definitiva e irreversibile. Su Android la voce compare solo al titolare.