Gestione Appuntamenti

Dal menu laterale principale (sidebar), espandere il gruppo Documenti e selezionare Gestione Appuntamenti. La pagina si apre direttamente nella vista Settimana sul giorno corrente.

L'intestazione della pagina contiene:

• Pulsante indietro a sinistra per tornare al menu precedente.
• Titolo Gestione Appuntamenti — Settimana/Mese.

La toolbar in alto consente di:

• ‹ Precedente, Oggi (in vista Mese: Mese corrente) e Successiva › per scorrere il periodo o tornare alla data corrente.
• Settimana / Mese per cambiare la granularità di visualizzazione.
• ☰ Menù (a destra) — tutte le impostazioni dell'agenda, il Programma, le prenotazioni online, le persone, il backup e l'aiuto (sezione 19).
• Agenda: — solo se nello studio lavorano più professionisti: mostra l'agenda di Tutti o di un solo professionista. Per l'amministratore che è anche un professionista la prima voce è La mia agenda; scegliendo un collega ne vede gli appuntamenti senza i nomi (sezione 8).

La vista Settimana è ora a scorrimento continuo: non si "salta" più di blocco in blocco, ma si scivola in modo fluido sia tra i giorni sia tra gli orari, usando direttamente la rotellina del mouse o il trackpad.

Ogni giorno mostra la scala oraria intera, identica a quella degli altri: tutte le mezz'ore ci sono, anche quelle coperte da un appuntamento, perché l'appuntamento si appoggia sopra la griglia invece di sostituirla. Confrontare due giorni vuol dire leggere sulla stessa riga.

Sulla colonna del lunedì, accanto al nome del giorno, compare un badge giallo con bordo nero che riporta il numero della settimana secondo lo standard internazionale ISO. Serve come riferimento rapido per individuare a colpo d'occhio in quale settimana dell'anno ci si trova.

Ogni appuntamento ha uno stato rappresentato da un colore pastello. Lo stato non si sceglie più dalla scheda: la categoria e il colore dell'appuntamento li dà la Tipologia (sezione 20); Attesa Conferma e Confermato li mettono la prenotazione online e la sua conferma. Il set di stati disponibili dipende dal tipo di attività del workspace.

In fondo alla pagina la legenda Stati appuntamenti li riassume con dei riquadri che hanno la stessa forma e gli stessi colori degli appuntamenti nel calendario.

Studi olistici/naturopatici / dentistici / farmacie

Tutte le altre attività (ferramenta, elettronica, verniciatura, industria, generico)

1. In vista Settimana, fare clic su uno slot orario libero: si apre la modale precompilata con data e ora di quello slot.
2. In vista Mese, fare clic sull'icona + nella cella del giorno o doppio clic sulla cella.
3. Nel campo Paziente («Cerca paziente o digita un nome libero…») digitare il nome: se inizia a comparire un elenco soggetti registrati, selezionarne uno per associare l'appuntamento; altrimenti il testo libero verrà usato come nome di visualizzazione.
4. Scegliere la Tipologia * cliccando una delle etichette colorate (es. «Prima visita — 30′»): la durata viene dalla tipologia. Per allungarla o accorciarla si trascina poi il bordo del riquadro sul calendario (sezione 10). Per chiudere una giornata intera si usa un blocco, non un appuntamento lunghissimo.
5. Controllare Data e Ora; se lavorate in più professionisti scegliere il Professionista, se avete più sedi la Sede.
6. Inserire eventuali Note e premere Salva.

Salvando un appuntamento che si accavalla con un altro dello stesso professionista, NOX si ferma e dice chi c'è già, col suo nome e la sua ora:

Rispondendo OK l'appuntamento viene salvato lo stesso, sovrapposto. Rispondendo Annulla si torna alla modale, dove si può cambiare orario. Non è un divieto: capita di stare stretti, di far entrare qualcuno di corsa. È una domanda, perché la stessa cosa fatta per sbaglio si scopre solo la mattina in cui si presentano due persone insieme.

Che cosa conta come sovrapposizione

Dal calendario, invece, si sovrappone e basta

La domanda qui sopra è quella del salvataggio dalla scheda. Trascinando o allungando un appuntamento direttamente sul calendario non viene chiesto niente: si sovrappone, e si vede che sono due. Il ripensamento è il pulsante Annulla in barra, che rimette l'appuntamento dov'era — e ricorda le ultime cinque posizioni, quindi si può tornare indietro più volte di seguito.

La scelta è voluta: una domanda prima di ogni gesto si finisce per chiuderla senza leggerla, che è come non chiedere ma più lento. Meglio fare, e poter disfare.

Come si vedono due appuntamenti sovrapposti

Chi sta sopra è di vetro smerigliato: scalato di un terzo verso destra e trasparente, cosí sotto si intravede l'altro col suo colore. Si leggono tutti e due i nomi, e si capisce a colpo d'occhio che quella fascia ha due persone.

Vale anche spostando

Il controllo del salvataggio dalla scheda non riguarda solo il momento in cui si crea l'appuntamento. Scatta anche quando lo si sposta su un altro orario o giorno, quando lo si allunga fino a pestare i piedi al successivo, e quando lo si passa a un altro professionista che a quell'ora ha già qualcuno. Se invece si cambia solo una nota o lo stato, non viene chiesto niente: la fascia non si è mossa.

Fare clic su un appuntamento esistente per riaprire la modale. Da qui:

• Salva: applica le modifiche.
• Elimina (in basso a sinistra): cancella in modo permanente l'appuntamento.
• ✅ Conferma: compare solo sulle richieste web in Attesa Conferma; conferma l'appuntamento e invia l'email di conferma al cliente (se ha lasciato l'email).
• ✕ Disdici e avvisa il cliente: per le richieste web o gli appuntamenti con email; disdice e manda l'email di annullamento.
• Annulla: chiude senza salvare.

Gli appuntamenti dei colleghi (solo l'amministratore)

Nello studio con più professionisti solo l'amministratore (il titolare dello studio) può spostare ed eliminare gli appuntamenti di tutti, ma senza leggerne i nomi. Scegliendo un collega in Agenda: i suoi appuntamenti compaiono come «Occupato · <nome del collega>», col colore dello stato e il bordo tratteggiato: niente paziente, note, recapiti, prezzo né tipologia.

• si trascinano e si allungano come gli altri (sezione 10);
• con un clic si apre un riquadro ridotto, «Appuntamento di <collega> · nome nascosto», con solo Data, Ora e Durata, Salva ed Elimina (chiede conferma: «Eliminare l'appuntamento di <collega>?»);
• valgono i controlli di sempre: la stanza occupata e la fascia già presa (il messaggio dice «un appuntamento di <collega>», mai il paziente);
• le note private dei colleghi non compaiono nemmeno all'amministratore, e la lente di ricerca trova solo i suoi pazienti.

Gli altri professionisti e gli assistenti continuano a modificare solo le agende che vedono per intero (la propria e quelle che assistono).

Ogni riquadro di appuntamento mostra in alto a destra due icone d'azione rapida:

• Icona penna ✎ — apre la modale per modificare o eliminare l'appuntamento.
• Icona omino 👤 — apre direttamente la scheda del paziente collegato all'appuntamento, senza passare dalla ricerca.

Se l'appuntamento contiene delle note, queste vengono mostrate su una riga sotto il nominativo, così da leggerle a colpo d'occhio direttamente nel calendario.

Spostare un appuntamento: tenere premuto il tasto sinistro del mouse sul riquadro e trascinare. È l'appuntamento stesso a seguire il cursore — colorato e leggibile, con la sua ombra — e passa sopra agli altri lasciandoli vedere in trasparenza. Si accende soltanto la riga su cui si sta per posarlo, e sul riquadro compare l'orario d'arrivo: la metà alta della riga vale l'ora piena o la mezza (17:00, 17:30), la metà bassa il quarto d'ora dopo (17:15, 17:45). Al rilascio, data e ora sono quelle.

Allungare o accorciare: portare il mouse sul bordo superiore o inferiore del riquadro — il cursore diventa una freccia verticale — e trascinare. Lo scatto è di 15 minuti: mezza riga. Mentre si tira, quello che si sta modificando passa davanti agli altri, cosí si vede dove si sta arrivando.

Lasciandolo sopra un appuntamento già esistente i due si sovrappongono, senza che venga chiesto niente: vedi la sezione Quando la fascia è già occupata. Per tornare indietro c'è Annulla in barra.

Bloccare un orario: clic e trascina

Per togliere degli orari dalle prenotazioni online non c'è più un pulsante da accendere: si segna l'orario e si sceglie dopo che cosa è.

1. In vista Settimana premere il tasto sinistro su un orario libero e trascinare in su o in giù: la fascia scelta si colora e l'orario («10:00 – 11:30») si legge mentre il mouse si muove. Al telefono si tiene premuto mezzo secondo e poi si trascina.
2. Al rilascio si apre il riquadro Blocca orario. Con le due maniglie della fascia la si può ancora allungare o accorciare.
3. Si sceglie che cosa è: ⛔ Non prenotabile (già scelto: chiude l'orario alle prenotazioni online, resta libero per te), 🍴 Pausa (sulla pagina pubblica compare come pausa), 🔒 Appunto privato (un appunto che vedi solo tu: compare se hai una tipologia «Note private») oppure 📅 Appuntamento (si apre la scheda del nuovo appuntamento con giorno, ora e durata già scritti).
4. Per i blocchi: Tutto il giorno chiude la giornata intera; Ripeti ogni … fino al … crea lo stesso blocco ogni settimana, nello stesso giorno della settimana, fino alla data scelta (proposta: otto settimane; al massimo un anno).
5. Premere Blocca.

Un clic semplice su un orario libero, senza trascinare, apre come sempre il nuovo appuntamento: cliccando nella metà alta della riga all'ora della riga (17:00), nella metà bassa al quarto d'ora dopo (17:15).

Cambiare o togliere un blocco: si fa clic sul blocco. Il riquadro mostra tipo e orario; −15′ / +15′ spostano inizio e fine, Cambia in … passa da pausa a non prenotabile e viceversa, Togli lo toglie, Togli tutta la serie (solo se era ripetuto) toglie anche le settimane successive. I ritocchi di orario e tipo si confermano con Salva (chiudendo senza salvare il riquadro chiede se uscire e perdere le modifiche); Togli e Togli tutta la serie agiscono subito. Dallo stesso riquadro, 📅 Appuntamento qui mette comunque un appuntamento in quell'orario: il blocco vale solo per le prenotazioni online. I blocchi creati dal Programma (sezione 18) lo dicono, e il Programma successivo li rifà da sé.

Dopo ogni creazione o rimozione compare in basso, per qualche secondo, la barra «Blocco creato (10:00 – 11:30) · Annulla»: un clic e si torna com'era.

La domenica è nascosta di default. Per mostrarla: ☰ Menù → Calendario › Come si vede, spunta Mostra la domenica. Vale subito e resta ricordata su questo computer.

Il range orario di default va dalle 09:00 alle 18:30 con righe di 30 minuti (gli appuntamenti, però, si spostano e si allungano a quarti d'ora). Se esistono appuntamenti fuori da questo intervallo, la griglia si estende automaticamente verso l'alto o verso il basso per includerli.

Nei giorni già trascorsi, i pazienti che hanno ricevuto documenti in quella data vengono evidenziati con un piccolo tag prima del nome:

Un paziente che nello stesso giorno ha ricevuto sia una Ricetta sia una Fattura compare due volte: una riga con tag RIC e una riga con tag FAT.

La riga della legenda "Stati appuntamenti" riporta, sul lato destro, un conteggio rapido relativo alla settimana visualizzata:

Da qualsiasi pagina del gestionale è possibile aprire la Gestione Appuntamenti come finestra modale, senza lasciare il lavoro in corso.

1. Premere Ctrl + K: si apre la palette di ricerca rapida.
2. Premere il tasto A: si apre la Gestione Appuntamenti come finestra modale sovrapposta alla pagina corrente.

La modale si chiude in tre modi: con il tasto Esc, con la ✕ in alto, oppure cliccando fuori dalla finestra.

L'app Schedia per iPhone e Android mostra la tua agenda personale ovunque ti trovi, sincronizzata con il gestionale. Si accede con utente e password, le stesse del gestionale; dopo il primo accesso si apre direttamente sul calendario.

• Agenda a striscia: scorri i giorni in orizzontale; gli appuntamenti sono colorati per stato come nel gestionale.
• Crea, sposta e modifica appuntamenti (se il dispositivo ha permesso Modifica appuntamenti): tocca uno slot libero per prenotare, trascina per spostare, usa le maniglie per la durata.
• Conferma o annulla le richieste web in Attesa Conferma direttamente dal dettaglio dell'appuntamento.
• Bloccare un orario: come nel gestionale, senza pulsanti da accendere. Tieni premuto mezzo secondo su un orario libero, trascina, e scegli nel foglio ⛔ Non prenotabile, 🍴 Pausa, 🔒 Appunto privato o 📅 Appuntamento. Tocca un blocco per cambiarlo o toglierlo; dopo ogni modifica c'è Annulla per qualche secondo. Gli orari bloccati non sono prenotabili online.
• Solo lettura: con permesso di solo lettura vedi tutta l'agenda ma non puoi modificarla.

Lo studio può pubblicare una pagina di prenotazione online (link dedicato) dove i clienti prenotano da soli. La pagina mostra il calendario con gli slot liberi (verdi); gli orari occupati o esclusi (Pausa pranzo / Escluso) non sono selezionabili.

Se lo studio ha più sedi, il cliente sceglie prima la Località Studio e vede solo le disponibilità di quella sede (vedi sezione 21).

Per prenotare il cliente sceglie uno slot e compila:

• Nominativo e Tipologia di prestazione (obbligatori);
• Telefono (obbligatorio — serve allo studio per ricontattarlo, anche via WhatsApp);
• Email — facoltativa: se la lascia riceve un riepilogo via email; se la omette la prenotazione va comunque a buon fine e lo studio lo contatta al telefono;
• Note facoltative.

All'invio nasce nel calendario un appuntamento in stato Attesa Conferma (giallo), contrassegnato come provenienza WEB. Da quel momento lo studio lo può confermare o annullare dal gestionale, dall'app o direttamente dall'avviso email (vedi sezione successiva).

Con più professionisti la pagina dello studio mostra la tendina Professionista e il cliente sceglie con chi prenotare. Ogni professionista ha anche il proprio link (quello di Link da dare ai clienti), e decide lui cosa mostra: in ☰ › Prenotazioni online › Pagina e link, alla voce La pagina del tuo link mostra, sceglie tutti i professionisti dello studio (la tendina, col suo nome già scelto) oppure solo te (niente tendina: chi apre il suo link prenota solo con lui). La scelta vale solo per il suo link: la pagina dello studio, senza nome, mostra sempre tutti, e ogni collega decide per il suo.

Se nel Programma (sezione 18) hai acceso la prenotazione online a orari fissi, la pagina propone in verde solo quegli orari (se c'è spazio per la durata scelta); gli altri orari liberi compaiono grigi, «Non disponibile: si prenota solo agli orari indicati». Se qualcuno prova a prenotare un orario diverso, la pagina gli risponde a quali orari si può prenotare.

Alle prenotazioni si affiancano avvisi automatici via email e messaggi WhatsApp già pronti da inviare con un tocco.

1) Avviso allo studio (nuova prenotazione). Ad ogni richiesta online lo studio riceve un'email (all'Email per gli avvisi di Studio e collaboratori; con l'agenda per stanze la riceve il professionista scelto dal cliente, all'Email per gli avvisi delle prenotazioni del suo Il mio profilo o, se vuota, all'email con cui accede) con i dati del cliente e un pulsante “✅ Conferma e rispondi su WhatsApp”. Premendolo l'appuntamento passa a Confermato (come il pulsante ✅ Conferma della scheda) e si apre WhatsApp sulla chat del cliente con un messaggio di conferma già scritto, completo di giorno e ora: basta controllarlo e inviarlo.

2) Email al cliente. Se il cliente ha lasciato l'email riceve un riepilogo della richiesta; alla conferma riceve anche l'email “Appuntamento confermato”. Senza email non gli viene inviato nulla (lo si contatta al telefono/WhatsApp).

Le email al cliente portano il nome, il logo, l'indirizzo e il telefono del tuo studio, presi dai dati dell'azienda, e sotto l'appuntamento le Raccomandazioni per l'appuntamento che hai scritto in ☰ Menù → Prenotazioni online › Testi e messaggi (sezione 19). Se il campo è vuoto, l'email non ha raccomandazioni.

3) Promemoria del giorno prima. Ogni mattina parte il promemoria per gli appuntamenti del giorno dopo:

• al cliente (se ha l'email): un'email di promemoria automatica;
• allo studio: un'email-riepilogo con un pulsante “📱 Promemoria WhatsApp” per ogni appuntamento, già precompilato con giorno e ora.

Da ☰ Menù → Calendario › Programma il calendario il calendario viene preparato automaticamente su più settimane, secondo i tuoi criteri. È rieseguibile quando vuoi e annullabile con Annulla programmazione, in fondo alla stessa schermata (ripristina i blocchi com'erano prima).

La schermata ha cinque voci, ognuna col suo Salva che salva solo quella parte del Programma:

• 🕘 Orari e giorni lavorativi: orario della giornata (anche diverso per giorno), giorni lavorativi, giorni preferiti e distribuzione del carico, sabati lavorabili al mese;
• 🍴 Pause e chiusure: pausa pranzo, festivi nazionali, «apri un giorno in più», ferie e chiusure straordinarie;
• 📏 Regole di prenotazione: giorni prenotabili a settimana, appuntamenti per giorno, durata media e disposizione, buffer tra visite, capacità per fascia, slot per urgenze, preavviso minimo, prenotazione online a orari fissi, durate per tipo di appuntamento e promemoria automatici;
• 📍 Sedi per giorno (solo con almeno due sedi, sezione 21);
• 🗂️ Profili salvati: carica, elimina o salva un profilo (es. estivo/invernale); salvare ed eliminare valgono subito.

In fondo restano Cosa fare (rifai tutto il programma o cambia solo l'orario del pranzo), A partire dal, Orizzonte (settimane) con l'anteprima, e il pulsante Genera il calendario, che chiede conferma, salva tutti i criteri e genera i blocchi.

Criteri configurabili:

• Orari di apertura/chiusura, con opzione Orari diversi per giorno;
• Giorni lavorativi e quanti sabati al mese lavorare;
• Pausa pranzo (blocca la fascia centrale);
• Settimane da preparare in avanti e giorni prenotabili a settimana;
• Appuntamenti/giorno, durata standard e durate per tipo;
• Festivi nazionali automatici e ferie/chiusure personalizzate;
• Promemoria automatico e disdetta self-service (link per disdire);
• controlli “smart”: preavviso minimo, slot per urgenze, capacità mattina/pomeriggio, bilanciamento del carico, giorni preferiti;
• Prenotazione online a orari fissi: con Solo agli orari indicati e ＋ Aggiungi orario scegli gli orari (all'ora piena o alla mezz'ora, fra apertura e chiusura, al massimo 48) a cui i clienti online possono iniziare la visita, per tutti i giorni lavorativi; la ✕ accanto a un orario lo toglie. Dalla tua agenda puoi sempre fissare a qualunque ora, e il Programma non cambia i blocchi per questo. Un orario alle :15 o alle :45 salvato in passato resta nell'elenco col segno ⚠ «Questo orario non si può prenotare online: usa l'ora piena o la mezz'ora». Negli studi con più stanze ogni professionista ha i suoi, nel suo Programma;
• Profili salvabili (es. estivo/invernale) da richiamare al volo.

Le regole di prenotazione (giorni prenotabili a settimana, appuntamenti per giorno, capacità mattina/pomeriggio, slot per urgenze, preavviso minimo, buffer e orari fissi) valgono subito sulla pagina di prenotazione online di ogni professionista: gli orari che non le rispettano compaiono come «Non disponibile» e una prenotazione che le supera viene rifiutata. Contano le sue visite, comprese le richieste in attesa, non le note private né gli appuntamenti di chi divide la stanza. Generando il calendario le stesse regole diventano anche orari chiusi nell'agenda.

Il pulsante ☰ Menù (a destra nella barra strumenti) raccoglie tutte le impostazioni della Gestione appuntamenti, con gli stessi gruppi, le stesse voci e lo stesso ordine delle app Schedia per iPhone e Android. Prende il posto dei pulsanti Impostazioni, Programma, Annulla programmazione, della casella Domenica e del pulsante Backup / Ripristino in fondo alla pagina.

• Ogni voce apre una schermata con la freccia ‹, il titolo e il gruppo. Il suo Salva salva solo quella schermata: le altre restano come sono.
• Se torni indietro o chiudi con modifiche non salvate, il gestionale chiede «Uscire senza salvare? Le modifiche andranno perse.»: OK esce senza salvare, Annulla resta.
• Le voci che non puoi usare non compaiono. In sola lettura le schermate si vedono senza Salva e senza il Programma.

In ☰ Menù → Prenotazioni online › Tipologie, riquadro «Tipologie prenotabili online», definisci le tipologie di appuntamento («➕ Aggiungi tipologia»). Ogni tipologia ha:

• Nome (es. “Prima visita”) e durata in minuti (lo spazio da prenotare): pulsanti 15, 30, 45, 60, 90, TG (tutto il giorno) oppure il numero scritto a mano;
• Colori — sfondo, bordo, testo — con cui l'appuntamento appare sul calendario (come i vecchi “stati”);
• Prezzo €, opzionale, mostrato al cliente e usabile nel messaggio con {costo};
• Prenotabile Online: spunta che rende la tipologia prenotabile dal sito (se tolta, resta solo per gestionale e app).

In prenotazione la tipologia è obbligatoria: durata, prezzo e colore dell'appuntamento derivano dalla tipologia scelta.

Se ricevi in studi diversi, puoi gestirli tutti con un'unica agenda e far scegliere al cliente dove prenotare.

1. In ☰ Menù → Persone › Studio e collaboratori → Studi / Sedi aggiungi gli studi con «➕ Aggiungi studio» (nome + indirizzo, facoltativo).
2. In ☰ Menù → Programma il calendario › Sedi per giorno (pulsante «➕ Fascia») assegni, per ogni giorno, le fasce orarie a ciascuna sede (es. lunedì 9–13 Studio A, 15–19 Studio B). La sezione compare solo se hai almeno due sedi; nei giorni senza fasce ricevi nella sede principale, con l'orario normale.
3. Sulla pagina pubblica il cliente sceglie la Località Studio e vede libere solo le fasce di quella sede, nei giorni in cui ci ricevi.

Un workspace può essere dedicato esclusivamente alla gestione appuntamenti (senza il resto del gestionale): utile per offrire il servizio come prodotto a sé.

Con il flag “Solo Appuntamenti” attivo (impostabile dal gestore/superadmin in ☰ Menù → Studio e collaboratori), per gli utenti del workspace:

• il menu mostra solo Calendario, Anagrafica e Impostazioni;
• sparisce la barra del gestionale: al suo posto compare il logo dello studio e un pulsante Esci;
• le funzioni non incluse (fatturazione, magazzino, contabilità…) sono bloccate anche via API.

Solo per alcuni utenti

Il piano qui sopra vale per tutto il workspace. Se invece solo alcune persone devono vedere la gestione appuntamenti — per esempio i professionisti di uno studio, mentre il titolare tiene il gestionale completo — si assegna lo schermo pieno per utente:

1. Aziende & Licenze → scheda Moduli;
2. sotto il nome dell'utente scegli ⛶ Solo Gestione Appuntamenti e conferma.

Quell'utente, dopo l'accesso, si trova direttamente nel calendario a schermo pieno: niente barra del gestionale, niente Dashboard e niente Anagrafica dello studio, con le altre funzioni bloccate anche dal server. La ricerca dei pazienti nella scheda appuntamento continua a funzionare. Con «Aggiungi a Home» dal browser diventa un'icona che si apre come un'app. Tutti i dettagli nel manuale Aziende & Licenze, §6a.