Gestione Appuntamenti
Calendario settimanale e mensile, scheduling, drag & drop, abbinamento dispositivi mobili via QR code.
A chi si rivolge
- Universale: il modulo è disponibile per tutti i tipi di workspace (studi medici e naturopatici, studi legali e commercialisti, ferramenta, associazioni, agenti di commercio, industria, profilo generico ecc.). La terminologia è neutra: l'appuntamento può rappresentare una visita, un sopralluogo, una consegna, una riunione o qualsiasi altro impegno datato.
- Permessi: qualsiasi utente autenticato può aprire il calendario. La generazione di QR per dispositivi mobili (icona ⚙ in alto a destra) è aperta a tutti gli utenti; i SUPERADMIN possono abbinare a qualsiasi utente e workspace, gli altri ruoli solo al proprio.
- GDPR — Reg. UE 2016/679: i nominativi nei riquadri appuntamento costituiscono dati personali. L'uso del modulo deve rispettare la base giuridica del trattamento (consenso o esecuzione del contratto). Eliminare gli appuntamenti scaduti secondo la policy di retention interna.
Dal menu laterale principale (sidebar), espandere il gruppo Documenti e selezionare Gestione Appuntamenti. La pagina si apre direttamente nella vista Settimana sul giorno corrente.
L'intestazione della pagina contiene:
- Pulsante indietro a sinistra per tornare al menu precedente.
- Titolo Gestione Appuntamenti — Settimana/Mese.
- Icona ⚙ Impostazioni a destra: pannello di abbinamento dispositivo mobile via QR code (vedi sezioni 14−16).
La toolbar in alto consente di:
- ‹ Oggi › per scorrere il periodo o tornare alla data corrente.
- Settimana / Mese per cambiare la granularità di visualizzazione.
- Mostra domenica — toggle: di default la domenica è nascosta nella vista settimanale, attivarlo se occorre.
- Filtro tipo: per workspace medici, restringe la visualizzazione a un singolo tipo documento (ricette o fatture o appuntamenti).
| Vista | Cosa mostra | Navigazione |
|---|---|---|
| Settimana | Griglia con slot di 30 minuti dalle 09:00 alle 18:30 (esteso automaticamente se ci sono appuntamenti fuori range). | Scorrimento continuo con la rotellina del mouse (vedi sezione 3) oppure tocca ‹ / ›. |
| Mese | Calendario a celle giornaliere con badge del numero di appuntamenti per giorno. | Pulsanti ‹ e › avanzano di un mese intero. |
La vista Settimana è ora a scorrimento continuo: non si "salta" più di blocco in blocco, ma si scivola in modo fluido sia tra i giorni sia tra gli orari, usando direttamente la rotellina del mouse o il trackpad.
| Gesto | Effetto |
|---|---|
| Rotellina orizzontale (tilt destra-sinistra, scorrimento orizzontale del trackpad oppure Shift + rotellina) | Scorre i giorni avanti e indietro. |
| Rotellina verticale (su / giù) | Scorre gli orari, sincronizzati su tutte le colonne contemporaneamente: le righe d'orario restano sempre allineate. |
Sulla colonna del lunedì, accanto al nome del giorno, compare un badge giallo con bordo nero che riporta il numero della settimana secondo lo standard internazionale ISO. Serve come riferimento rapido per individuare a colpo d'occhio in quale settimana dell'anno ci si trova.
Ogni appuntamento ha uno stato rappresentato da un colore pastello. Lo stato si imposta dalla modale di modifica e può essere cambiato in qualsiasi momento. Il set di stati disponibili dipende dal tipo di attività del workspace.
Studi medici / olistici / naturopatici / dentistici / farmacie
| Colore | Stato | Significato tipico |
|---|---|---|
| Lavanda | Programmare | Bozza: appuntamento in attesa di conferma della data. |
| Giallo | Attesa Conferma | Data fissata, attesa di OK dell'interessato. |
| Verde | Nuova Visita | Prima visita / primo appuntamento. |
| Azzurro | Visita di Controllo | Follow-up di un'iniziativa precedente. |
| Rosa | Terapia | Appuntamento ricorrente del ciclo in corso. |
Tutte le altre attività (ferramenta, studio legale, agente di commercio, industria, ecc.)
| Colore | Stato | Significato tipico |
|---|---|---|
| Lavanda | Programmare | Bozza: appuntamento in attesa di conferma della data. |
| Giallo | Attesa Conferma | Data fissata, attesa di OK dell'interlocutore. |
| Verde menta | Confermato | Appuntamento confermato e in calendario. |
| Arancio | Rimandato | Appuntamento posticipato (data nuova da rifissare). |
- In vista Settimana, fare clic su uno slot orario libero: si apre la modale precompilata con data e ora di quello slot.
- In vista Mese, fare clic sull'icona + nella cella del giorno o doppio clic sulla cella.
- Digitare il nominativo: se inizia a comparire un elenco soggetti registrati, selezionarne uno per associare l'appuntamento; altrimenti il testo libero verrà usato come nome di visualizzazione.
- Impostare data, ora e durata (in minuti).
- Scegliere lo stato (vedi sezione 5).
- Inserire eventuali note e premere Salva.
Fare clic su un appuntamento esistente per riaprire la modale. Da qui:
- Salva: applica le modifiche.
- Elimina (in basso a sinistra): cancella in modo permanente l'appuntamento.
- Annulla: chiude senza salvare.
Ogni riquadro di appuntamento mostra in alto a destra due icone d'azione rapida:
- Icona penna ✎ — apre la modale per modificare o eliminare l'appuntamento.
- Icona omino 👤 — apre direttamente la scheda del paziente collegato all'appuntamento, senza passare dalla ricerca.
Se l'appuntamento contiene delle note, queste vengono mostrate su una riga sotto il nominativo, così da leggerle a colpo d'occhio direttamente nel calendario.
Spostare un appuntamento: tenere premuto il tasto sinistro del mouse sul riquadro e trascinare su un altro slot. Il sistema mostra un "fantasma" durante il trascinamento e al rilascio aggiorna data/ora.
Allungare/accorciare la durata: passare il mouse sul bordo superiore o inferiore del riquadro — il cursore cambia in freccia verticale — trascinare per cambiare l'inizio o la fine. Lo snap è di 30 minuti.
La domenica è nascosta di default. Per mostrarla, attivare l'apposito toggle in toolbar.
Il range orario di default va dalle 09:00 alle 18:30 con slot di 30 minuti. Se esistono appuntamenti fuori da questo intervallo, la griglia si estende automaticamente verso l'alto o verso il basso per includerli.
Nei giorni già trascorsi, i pazienti che hanno ricevuto documenti in quella data vengono evidenziati con un piccolo tag prima del nome:
| Tag | Documento | Sfondo riga |
|---|---|---|
| RIC (verde) | Ricetta | Grigio chiaro |
| FAT (oro) | Fattura | Giallo |
Un paziente che nello stesso giorno ha ricevuto sia una Ricetta sia una Fattura compare due volte: una riga con tag RIC e una riga con tag FAT.
La riga della legenda "Stati appuntamenti" riporta, sul lato destro, un conteggio rapido relativo alla settimana visualizzata:
Da qualsiasi pagina del gestionale è possibile aprire la Gestione Appuntamenti come finestra modale, senza lasciare il lavoro in corso.
- Premere Ctrl + K: si apre la palette di ricerca rapida.
- Premere il tasto A: si apre la Gestione Appuntamenti come finestra modale sovrapposta alla pagina corrente.
La modale si chiude in tre modi: con il tasto Esc, con la ✕ in alto, oppure cliccando fuori dalla finestra.
L'icona ⚙ Impostazioni in alto a destra apre il pannello di pairing. Il flusso è:
- Aprire il pannello (icona ingranaggio).
- Compilare i campi: Utente e Workspace (modificabili solo dai SUPERADMIN; per gli altri ruoli sono forzati al proprio).
- Scegliere i permessi: Sola lettura oppure Modifica appuntamenti.
- Indicare un'etichetta dispositivo facoltativa (es. iPhone di Mario).
- Premere Genera QR Code: appare il codice e lo stato "In attesa scansione".
- Sul cellulare aprire l'app NOX Appuntamenti: alla prima apertura mostra direttamente lo scanner. Inquadrare il QR.
- L'app salva un JWT valido 30 giorni. Da quel momento si apre direttamente sul calendario, senza richiedere né QR né password.
| Ruolo utente | Può abbinare? | Può scegliere utente / workspace? |
|---|---|---|
| SUPERADMIN (pieno) | Sí, libero | Sí, qualsiasi utente, qualsiasi workspace |
| SUPERADMIN Limitato (flag isLimitedSuper) | Sí | No: utente e workspace bloccati sui propri |
| ADMIN / USER / OPERATOR | Sí | No: utente e workspace bloccati sui propri |
| Dispositivo pairing | No, non vede l'icona | — |
I dispositivi NON SUPERADMIN-pieno sono vincolati al workspace indicato nel QR: il JWT pairing non può cambiare azienda. Solo i SUPERADMIN pieni (non Limitati) abbinati possono cambiare azienda dal cellulare con l'apposito selettore 🏥 in topbar.
Nel pannello pairing, la sezione Dispositivi attivi elenca i cellulari abbinati. Per ciascuno:
- Vedere utente, workspace, permessi, data abbinamento, etichetta.
- Premere il pulsante 🗑 per revocare l'abbinamento: il dispositivo perde immediatamente l'accesso.
I SUPERADMIN possono revocare qualsiasi dispositivo; gli altri ruoli solo i propri (verifica utente+workspace lato backend).
Sul cellulare l'utente può sempre scollegarsi da solo: pulsante ⏻ Logout in topbar dell'app NOX Appuntamenti → il dispositivo torna allo scanner QR.
L'app NOX Appuntamenti per iPhone/iPad mostra la tua agenda personale ovunque ti trovi, sincronizzata con il gestionale. Si abbina una sola volta via QR (vedi sezioni Pairing); dopodiché si apre direttamente sul calendario.
- Agenda a striscia: scorri i giorni in orizzontale; gli appuntamenti sono colorati per stato come nel gestionale.
- Crea, sposta e modifica appuntamenti (se il dispositivo ha permesso Modifica appuntamenti): tocca uno slot libero per prenotare, trascina per spostare, usa le maniglie per la durata.
- Conferma o annulla le richieste web in Attesa Conferma direttamente dal dettaglio dell'appuntamento.
- Esclusione orari (⛔): attivando il pulsante ⛔, la prima cosa che tocchi fissa il tipo di esclusione (Pausa pranzo oppure Escluso); da quel momento cancelli e ricrei sempre quel tipo. Gli orari esclusi non sono prenotabili online. Rispegni ⛔ per terminare.
- Sola lettura: se il dispositivo è abbinato in sola lettura, vedi tutta l'agenda ma non puoi modificarla.
Lo studio può pubblicare una pagina di prenotazione online (link dedicato) dove i clienti prenotano da soli. La pagina mostra il calendario con gli slot liberi (verdi); gli orari occupati o esclusi (Pausa pranzo / Escluso) non sono selezionabili.
Se lo studio ha più sedi, il cliente sceglie prima la Località Studio e vede solo le disponibilità di quella sede (vedi sezione 23).
Per prenotare il cliente sceglie uno slot e compila:
- Nominativo e Tipologia di prestazione (obbligatori);
- Telefono (obbligatorio — serve allo studio per ricontattarlo, anche via WhatsApp);
- Email — facoltativa: se la lascia riceve un riepilogo via email; se la omette la prenotazione va comunque a buon fine e lo studio lo contatta al telefono;
- Note facoltative.
All'invio nasce nel calendario un appuntamento in stato Attesa Conferma (giallo), contrassegnato come provenienza WEB. Da quel momento lo studio lo può confermare o annullare dal gestionale, dall'app o direttamente dall'avviso email (vedi sezione successiva).
Alle prenotazioni si affiancano avvisi automatici via email e messaggi WhatsApp già pronti da inviare con un tocco.
1) Avviso allo studio (nuova prenotazione). Ad ogni richiesta online lo studio riceve un'email con i dati del cliente e un pulsante “✅ Conferma e rispondi su WhatsApp”. Premendolo l'appuntamento passa a Confermato (come il tasto verde Conferma) e si apre WhatsApp sulla chat del cliente con un messaggio di conferma già scritto, completo di giorno e ora: basta controllarlo e inviarlo.
2) Email al cliente. Se il cliente ha lasciato l'email riceve un riepilogo della richiesta; alla conferma riceve anche l'email “Appuntamento confermato”. Senza email non gli viene inviato nulla (lo si contatta al telefono/WhatsApp).
3) Promemoria del giorno prima. Ogni mattina parte il promemoria per gli appuntamenti del giorno dopo:
- al cliente (se ha l'email): un'email di promemoria automatica;
- allo studio: un'email-riepilogo con un pulsante “📱 Promemoria WhatsApp” per ogni appuntamento, già precompilato con giorno e ora.
Il pulsante ✨ Programma (barra strumenti del calendario) apre un pannello con cui il calendario viene preparato automaticamente su più settimane, secondo i tuoi criteri. È rieseguibile quando vuoi e annullabile con Annulla programmazione (ripristina i blocchi com'erano prima).
Criteri configurabili:
- Orari di apertura/chiusura, con opzione Orari diversi per giorno;
- Giorni lavorativi e quanti sabati al mese lavorare;
- Pausa pranzo (blocca la fascia centrale);
- Settimane da preparare in avanti e giorni prenotabili a settimana;
- Appuntamenti/giorno, durata standard e durate per tipo;
- Festivi nazionali automatici e ferie/chiusure personalizzate;
- Promemoria automatico e disdetta self-service (link per disdire);
- controlli “smart”: preavviso minimo, slot per urgenze, capacità mattina/pomeriggio, bilanciamento del carico, giorni preferiti;
- Profili salvabili (es. estivo/invernale) da richiamare al volo.
Il pulsante ⚙ Prenota Online apre il pannello che governa la pagina pubblica di prenotazione dello studio.
- Attiva le prenotazioni online: rende raggiungibile la pagina pubblica. Il pannello mostra il link da dare ai clienti (pulsante Copia).
- Brand: nome mostrato, colore del titolo, logo (carica un'immagine di qualsiasi dimensione: viene ridimensionata e ottimizzata in automatico) e nota a piè pagina.
- Email per gli avvisi: dove ricevere l'avviso di ogni nuova richiesta (se vuota si usa l'indirizzo del tuo account di posta).
- Messaggio WhatsApp di conferma: il testo precompilato che si apre quando confermi. Puoi usare i segnaposto {data}, {ora}, {tipo} (tipologia scelta) e {costo} (prezzo): vengono sostituiti con i dati reali della prenotazione.
Nel pannello ⚙ Prenota Online definisci le tipologie di appuntamento. Ogni tipologia ha:
- Nome (es. “Prima visita”) e durata (lo spazio da prenotare);
- Colori — sfondo, bordo, testo — con cui l'appuntamento appare sul calendario (come i vecchi “stati”);
- Prezzo (€), opzionale, mostrato al cliente e usabile nel messaggio con {costo};
- Online: spunta che rende la tipologia prenotabile dal sito (se tolta, resta solo per uso interno).
In prenotazione la tipologia è obbligatoria: durata, prezzo e colore dell'appuntamento derivano dalla tipologia scelta.
Se ricevi in studi diversi, puoi gestirli tutti con un'unica agenda e far scegliere al cliente dove prenotare.
- In ⚙ Prenota Online → Studi / Sedi aggiungi gli studi (nome + indirizzo).
- In ✨ Programma → Sedi per giorno assegni, per ogni giorno, le fasce orarie a ciascuna sede (es. lunedì 9–13 Studio A, 15–19 Studio B).
- Sulla pagina pubblica il cliente sceglie la Località Studio e vede libere solo le fasce di quella sede, nei giorni in cui ci ricevi.
Un workspace può essere dedicato esclusivamente alla gestione appuntamenti (senza il resto del gestionale): utile per offrire il servizio come prodotto a sé.
Con il flag “Solo Appuntamenti” attivo (impostabile dal gestore/superadmin nel pannello ⚙), per gli utenti del workspace:
- il menu mostra solo Calendario, Anagrafica e Impostazioni;
- sparisce la barra del gestionale: al suo posto compare il logo dello studio e un pulsante Esci;
- le funzioni non incluse (fatturazione, magazzino, contabilità…) sono bloccate anche via API.