Incassi in banca
Distinte di ricevute bancarie e di addebiti diretti SEPA
Scadenzario
RiBa · CBI
SEPA · pain.008
Riferimenti normativi
- Regolamento (UE) 260/2012 — area unica dei pagamenti in euro: l’addebito diretto si fa solo con un mandato firmato dal debitore.
- SEPA Direct Debit Rulebook — schema CORE (anche privati: il debitore può chiedere il rimborso entro otto settimane) e schema B2B (solo fra imprese, senza diritto di rimborso).
- ISO 20022 — pain.008.001.02: il formato del file di addebiti che le banche italiane accettano.
- Tracciato CBI «incassi mediante ricevute bancarie»: file a posizioni fisse, record da 120 caratteri.
1Come funziona
Il metodo di pagamento si scrive in fattura, ma per incassare davvero serve consegnare alla banca un file con l’elenco dei crediti. Questa pagina lo prepara.
- Scegli cosa stai presentando: Ricevute bancarie oppure Addebiti SEPA.
- NOX mostra le scadenze aperte delle fatture pagabili in quel modo. Ogni riga che non si può presentare dice perché.
- Spunti quelle da presentare, scegli il conto e la data di incasso, e premi Crea la distinta.
- Scarichi il file e lo carichi sul sito della banca. Quando la banca lo accetta, segni la distinta come presentata.
ℹ
La distinta non registra l’incasso: quello si fa dallo Scadenzario quando i soldi arrivano. La regola di quanto è stato incassato e quanto resta sta lì, e deve restare in un posto solo.
2I conti dell’azienda
Si scrivono una volta. L’IBAN da solo non basta: per presentare incassi la banca assegna dei codici, e senza quelli il file non si può nemmeno intestare.
| Dato | A cosa serve | Chi lo dà |
|---|---|---|
| IBAN | Il conto su cui arrivano i soldi. Da qui NOX ricava anche ABI e CAB | La tua banca |
| Codice SIA (5 caratteri) | Identifica chi presenta le RiBa | La banca, quando attiva il servizio incassi |
| Identificativo creditore (tipo IT66ZZZ…) | Identifica chi incassa con addebito SEPA | La banca |
| Codice CUC | Codice CBI dell’azienda, se la banca lo chiede | La banca |
💡
Si possono tenere più conti: capita di presentare le ricevute a una banca e gli addebiti a un’altra. Quello segnato predefinito viene proposto per primo.
3I mandati di addebito
Un addebito diretto si fa solo se il cliente ha firmato un mandato. È il foglio che autorizza a prelevare dal suo conto, e la banca lo controlla: senza, il flusso viene scartato.
- Apri Mandati di addebito SEPA e cerca il cliente.
- Scrivi il codice del mandato (UMR) — quello stampato sul foglio firmato — la data di firma e l’IBAN del cliente.
- Scegli il tipo: CORE per i privati, B2B fra imprese.
| Cosa | Perché |
|---|---|
| Il primo addebito parte come FRST, i successivi come RCUR | Lo vuole lo schema SEPA. NOX lo cambia da solo quando la distinta viene segnata presentata: una sequenza sbagliata fa scartare il flusso |
| CORE: il debitore può chiedere il rimborso entro otto settimane | È lo schema per i privati |
| B2B: nessun diritto di rimborso | Solo fra imprese, e la banca del debitore deve aver registrato il mandato |
| Revoca | Da quel momento non si addebita più su quel conto. Il mandato resta in archivio: le distinte già presentate non cambiano |
4Scegliere le scadenze
Compaiono le rate ancora aperte delle fatture di vendita il cui tipo di pagamento è quello giusto. NOX guarda il codice del pagamento, non il suo nome.
| Tipo di incasso | Codici del pagamento |
|---|---|
| Ricevuta bancaria | MP12 |
| Addebito diretto SEPA | MP19, MP20 (CORE), MP21 (B2B) |
Quando una riga non si può presentare, accanto trovi il motivo:
| Cosa dice | Cosa fare |
|---|---|
| manca l’IBAN del cliente in anagrafica | Scrivilo nella scheda del cliente: da lì si ricavano ABI e CAB della sua banca |
| manca il mandato di addebito firmato | Registralo nella sezione Mandati (sezione 3) |
| già in un’altra distinta | È già stata portata in banca: una fattura non si presenta due volte |
| non resta niente da incassare | La rata è già stata pagata per intero |
ℹ
Di una rata incassata solo in parte si presenta quello che resta, non l’importo pieno.
5Creare la distinta
Scelte le scadenze, indica il conto su cui far arrivare i soldi e la data di incasso — il giorno in cui la banca deve prelevare o incassare — e premi Crea la distinta.
⚠
Nella distinta l’anagrafica del debitore viene congelata: nome, indirizzo, IBAN restano quelli del giorno in cui è stata creata. Una distinta presentata deve restare com’è stata presentata, anche se domani il cliente cambia sede o banca.
Se manca qualcosa per generare il file, NOX non crea la distinta e dice tutto quello che manca in una volta sola: meglio saperlo adesso che scoprirlo davanti alla banca.
6Il file da portare in banca
Il bottone File lo scarica. Si genera al momento dalle righe congelate, quindi due scaricamenti della stessa distinta danno lo stesso identico file.
| Ricevute bancarie | Addebiti SEPA | |
|---|---|---|
| Formato | Testo a posizioni fisse (CBI), record da 120 caratteri | XML pain.008.001.02 |
| Nome | RIBA-<n>-<data>.txt | SDD-<n>-<data>.xml |
| Cosa controlla la banca | I totali di coda: numero di disposizioni e somma degli importi | Numero di operazioni e somma di controllo, gruppo per gruppo |
⛔
Il tracciato RiBa segue le specifiche CBI ma non è mai stato presentato a una banca vera. Prima della prima volta, manda alla tua banca un file di prova e fattelo validare: ogni banca ha le sue tolleranze, e uno scarto scoperto in ritardo significa incassi che non arrivano. L’XML SEPA segue invece uno schema pubblico e si controlla da sé.
7Dopo la presentazione
- Quando la banca accetta il flusso, premi Presentata. Da quel momento la distinta non si cancella più, e i mandati usati passano da primo addebito a successivo.
- Quando i soldi arrivano, registra l’incasso dallo Scadenzario, come per qualunque altro pagamento.
- Se una ricevuta torna indietro insoluta, segnalo sulla riga della distinta: resta la traccia di cosa è andato storto.
ℹ
Una distinta ancora in bozza si cancella: le sue scadenze tornano subito disponibili per un’altra presentazione.
8Chi può fare cosa
| Operazione | Chi |
|---|---|
| Vedere le scadenze da presentare, creare distinte, scaricare i file | Tutti gli utenti che hanno la voce Incassi in banca |
| Registrare un mandato di addebito | Tutti gli utenti che hanno la voce |
| Aggiungere o modificare i conti dell’azienda | Solo amministratori |
| Revocare un mandato, cancellare una distinta | Solo amministratori |
?Domande frequenti
Una fattura non compare nell’elenco.
Controlla il tipo di pagamento sulla fattura: compaiono solo MP12 per le ricevute bancarie e MP19/MP20/MP21 per gli addebiti SEPA. Se la fattura è ancora in bozza o annullata non è un credito e non compare.
Posso presentare la stessa fattura due volte?
No. Una scadenza già inserita in una distinta viva non ricompare, e il server rifiuta comunque. Se la distinta è ancora in bozza, cancellala: la scadenza torna disponibile.
Che data di incasso devo mettere?
Il giorno in cui vuoi che la banca incassi. Per gli addebiti SEPA le banche chiedono qualche giorno di preavviso, di più per il primo addebito di un mandato: chiedi alla tua banca quanti giorni vuole.
Il cliente ha cambiato banca.
Per le ricevute basta aggiornare l’IBAN in anagrafica. Per gli addebiti serve un mandato nuovo: il mandato è legato al conto, e il primo addebito sul conto nuovo riparte come FRST.
La banca ha scartato il file.
Fatti dire da lei quale campo non va: nel file RiBa ogni campo ha una posizione precisa ed è scritta nel codice di NOX, quindi si corregge in un punto solo. Per l’XML SEPA lo scarto dice sempre il nome del campo.