Field Service — Interventi & Impianti

Il Field Service è il modulo per chi installa e mantiene impianti presso i clienti (termici, condizionamento, antincendio, F-Gas, elettrici). Tiene in un unico posto il parco installato, gli interventi dei tecnici, i contratti di manutenzione ricorrenti, e produce i rapportini firmati e le fatture.

Ha due «facce»: una d'ufficio (dal gestionale) per pianificare e amministrare, e una in campo (app mobile per il tecnico) per eseguire, fotografare e far firmare il cliente — anche senza rete.

Il flusso tipico — e il bello è che in parte si muove da solo:

Registri l'impianto una volta; il contratto genera automaticamente gli interventi in scadenza; il tecnico li chiude in campo con firma e foto; da lì escono il rapportino e la fattura; il contratto ripropone la scadenza successiva. È il gestionale che «chiama» l'azienda, non viceversa.

In ufficio

Menu laterale, gruppo Interventi: Cruscotto, Impianti, Interventi, Contratti, F-Gas · Banca Dati. Aperto il gruppo, l'icona a libro accanto al titolo INTERVENTI apre questa guida.

In campo (tecnico)

L'app del tecnico è alla pagina /campo (dallo smartphone). Il tecnico accede con le proprie credenziali e vede i suoi interventi.

Versione isolata (app dedicata, marchio proprio)

Il Field Service può essere fornito come applicazione a sé, senza il resto del gestionale. In questa modalità trovi:

• in alto una barra col logo del prodotto (es. TechFlow) e le schede Cruscotto · Impianti · Interventi · Contratti;
• il libro 📖 in alto a destra apre questa guida in una finestra;
• in basso la barra crediti del software: cliccandola si aprono le informazioni su chi lo ha realizzato.

L'impianto è l'oggetto che manutieni: una caldaia, un climatizzatore, un estintore… È legato al cliente proprietario.

Creare un impianto

Impianti » nuovo. Campi principali:

La scadenza che avanza da sola

Quando si chiude una manutenzione (o un controllo perdite F-Gas), la prossima scadenza dell'impianto avanza dalla data del lavoro di: la periodicità del controllo perdite F-Gas, se l'impianto ne ha una; altrimenti la periodicità scritta nella scheda; altrimenti quella del contratto attivo sull'impianto. Una scadenza già più lontana non si tocca.

Controlli all'inserimento

• Il cliente deve esistere in anagrafica; tipo e stato si scelgono dalla lista.
• La stessa marca con la stessa matricola non si registra due volte.
• Un impianto con interventi o contratti non si elimina: si mette Dismesso. Se lo dismetti o lo passi a un altro cliente, il programma ti avvisa dei contratti ancora attivi, che da quel momento non generano più interventi finché non li aggiorni.

Ogni impianto ha un QR code (in fondo alla scheda, sezione Etichetta QR). Stampandolo e attaccandolo sull'impianto, chi ha l'accesso a NOX (tecnico, ufficio) lo scansiona e apre lo storico interventi di quell'impianto.

• Scarica QR (PNG): scarichi l'immagine e la stampi come etichetta.
• Utile per il tecnico che, sul posto, inquadra il QR e vede subito cos'è stato fatto in passato.

L'intervento è la singola uscita di lavoro su un impianto.

Creare un intervento

Interventi » nuovo: scegli l'impianto (che porta con sé il cliente), il tipo (Manutenzione, Riparazione, Sopralluogo, Installazione, Chiamata), la data pianificata, il tecnico assegnato (un utente del workspace), il contratto a cui appartiene e la descrizione del lavoro richiesto.

La tendina Contratto elenca i contratti dello stesso impianto o dello stesso cliente; gli interventi generati da un contratto ce l'hanno già collegato. Riaprendo un intervento trovi data pianificata, inizio e fine effettivi e le foto com'erano state salvate.

Se l'azienda usa le Commesse, nella scheda c'è anche la tendina Commessa: le ore e i ricambi dell'intervento entrano nel rendiconto di quella commessa.

Lo stato e chi salva per ultimo

La tendina Stato propone gli stati di lavoro (Da pianificare, Pianificato, In corso, Completato). Firmato arriva solo con la firma del cliente e Fatturato solo generando il documento (vedi §16). Un intervento firmato non cambia più stato, esito, date, tipo, impianto, checklist e foto dalla scheda: quei campi si vedono in sola lettura.

Se mentre hai la scheda aperta il tecnico firma l'intervento in campo, il tuo Salva viene fermato: il programma ti dice che la scheda è cambiata e ti propone di ricaricarla, invece di riportare l'intervento indietro.

Elimina (in basso nella scheda) cancella un intervento inserito per errore: i ricambi tornano a magazzino e l'obbligo F-Gas non ancora comunicato se ne va con lui. Non si elimina un intervento fatturato (prima si annulla il documento) né uno già comunicato alla Banca Dati F-Gas.

Da Interventi filtri per tipo, stato e tecnico (menu a tendina), cerchi per numero/impianto/cliente, ed esporti in CSV. La colonna Tecnico mostra a chi è assegnato ogni intervento.

Nella scheda intervento, la sezione Manodopera e ricambi raccoglie le voci prezzate che alimentano rapportino e fattura.

• 🔧 Manodopera: riga a ore (descrizione, quantità, prezzo, IVA). Con l'IVA a 0% compare la tendina Natura (N1…N7): senza natura la riga a 0% non si salva, perché la fattura verrebbe scartata.
• 🔩 Ricambio libero: riga di testo libero, senza legame col magazzino.
• 📦 Ricambio da catalogo: cerchi l'articolo a catalogo; la riga nasce collegata al magazzino (badge 📦) con prezzo/UM/IVA già compilati.

In fondo compaiono i totali: Imponibile, IVA, Totale.

Il contratto automatizza gli interventi periodici. Menu Interventi » Contratti.

Campi chiave

Generazione degli interventi

Il pulsante 🔄 Genera interventi in scadenza crea gli interventi Da pianificare per tutti i contratti la cui scadenza cade nella finestra, e avanza ogni scadenza al periodo successivo. Non crea doppioni se un intervento è già aperto.

• Fine mese: un mensile che parte il 31 scade il 31, oppure l'ultimo giorno dei mesi più corti (31/01 → 28/02 → 31/03).
• Un contratto attivo vuole la data d'inizio o la prossima scadenza. Riattivando un contratto sospeso, la scadenza riparte dalla prima non ancora passata.
• Un contratto su un impianto dismesso, o su un impianto passato a un altro cliente, non genera interventi: compare fra i saltati col motivo finché non lo aggiorni o lo sospendi.
• Un contratto che ha già generato interventi non si elimina: si mette Cessato.

Il Cruscotto (prima voce del menu Interventi) è la vista d'insieme.

• KPI: interventi aperti, da fare oggi, scaduti, contratti in scadenza, impianti totali, MTTR (tempo medio di riparazione: solo riparazioni e chiamate concluse). «Oggi» e «scaduti» seguono il giorno italiano.
• Calendario mensile: ogni giorno mostra i suoi interventi come etichette cliccabili (icona del tipo + cliente, colorate per stato). Clic su un'etichetta → si apre direttamente la scheda di quell'intervento. Se in un giorno ce ne sono più di due, +N altri apre l'elenco completo del giorno.
• Notifiche: i pannelli Scaduti e Oggi, con link diretto all'intervento.

Dallo smartphone, alla pagina /campo, il tecnico ha un'app dedicata.

• I miei / Tutti: mostra solo gli interventi assegnati a lui, oppure tutti.
• Da fare / Tutti: filtra quelli ancora aperti.
• Ogni intervento è una card tappabile (impianto, cliente, tipo, stato, data).

Eseguire un intervento

1. Avvia: l'intervento passa a In corso (segna l'inizio).
2. Compila l'esito (lavoro svolto).
3. Allega foto (fotocamera o galleria; vengono compresse in automatico).
4. Compila la checklist (vedi sotto).
5. Fai firmare il cliente e completa.

In fase di esecuzione compare una checklist col modello giusto in base al tipo di impianto: es. Termico (rendimento di combustione, temperatura fumi, CO…), F-Gas (refrigerante, carica kg, GWP, controllo perdite), Antincendio (carica, sigillo, cartellino). Puoi cambiare il modello dal menu a tendina.

Ogni voce si compila con spunta, numero (con unità) o testo. Una casella non toccata vale «non dichiarato», non «No». La checklist compilata resta agganciata all'intervento e compare nel rapportino come documento di conformità.

La checklist F-Gas

• Operazione: controllo perdite, manutenzione, riparazione, installazione, ricarica, recupero, smantellamento — è quella che finisce nella comunicazione alla Banca Dati.
• Refrigerante e carica: GWP e t CO₂ equivalente li calcola il programma alla firma (Reg. UE 2024/573). Il GWP si scrive solo per un gas «Altro», insieme al suo nome.
• Controllo perdite: Nessuna perdita / Perdite rilevate / Non eseguito.
• Gas aggiunto e gas recuperato (kg), certificato del tecnico e dell'impresa: i dati che la comunicazione richiede (DPR 146/2018, art. 16).

Il cliente firma direttamente sullo schermo (col dito). Inserisci il nome di chi firma e premi ✓ Completa e firma.

Alla firma succedono, tutte insieme:

• l'intervento passa a Firmato, con l'ora in cui il cliente ha firmato (anche se la firma parte più tardi, senza rete);
• vengono salvati firma, foto, esito, checklist e la posizione GPS;
• i ricambi a catalogo escono dal magazzino;
• se l'apparecchiatura contiene gas fluorurati e c'è stata un'operazione sul circuito, nasce l'obbligo di comunicazione alla Banca Dati F-Gas (vedi F-Gas · Banca Dati);
• dopo una manutenzione avanza la prossima scadenza dell'impianto.

Le stesse cose succedono quando l'ufficio mette l'intervento Completato dalla scheda.

L'app del tecnico funziona anche senza rete (cantina, cabina, zone senza segnale).

• La lista degli interventi resta consultabile dalla copia locale (senza foto e firme, che si vedono online).
• Avvio, firma e chiusura fatti offline finiscono in una coda (badge col conteggio in alto), ciascuna con la sua ora.
• Al rientro in rete la coda parte da sola. Se l'app si chiude mentre sta inviando, all'apertura successiva l'invio riparte (il server riconosce un invio doppio).
• Tocca il badge per vedere la coda: cosa non è ancora arrivato in ufficio e, per ogni operazione respinta dal server, il motivo (intervento cancellato dall'ufficio, licenza scaduta, foto troppo pesanti…). Quelle respinte non si ritentano da sole: decidi tu — Riprova o Scarta — e se serve avvisi l'ufficio.
• Ogni operazione parte solo con lo stesso utente e la stessa azienda che l'hanno fatta: se sul telefono entra qualcun altro, resta ferma («ferma» nella coda).

Dalla scheda intervento (in ufficio), pulsante 📄 Rapportino: apre il documento A4 stampabile con intestazione azienda, cliente, impianto, date, lavoro svolto, checklist, righe e totali, foto e firma.

• Stampa: apre la stampa del browser («Salva come PDF» o carta).
• Scarica PDF: genera e scarica il PDF del rapportino (archiviabile), con date e numeri all'italiana.

Se attiva, dalla scheda di un intervento Completato o Firmato compare 🧾 Genera fattura. Scegli il tipo di documento — solo fatture e DDT di vendita — e il sistema crea un documento in bozza con le righe dell'intervento e lo collega all'intervento, che passa a Fatturato. Il pulsante Fatturato apre quel documento.

L'IVA della bozza

• Ogni riga porta la sua aliquota; quelle allo 0% con la loro natura.
• Se il cliente ha in anagrafica una natura di esenzione (per esempio N6.7, inversione contabile per installazione e manutenzione di impianti in edifici fra imprese, art. 17 c. 6 lett. a-ter DPR 633/72), le righe imponibili la prendono.
• Se il cliente ha una dichiarazione d'intento valida, le righe diventano non imponibili N3.5 e la dichiarazione si aggancia al documento.
• Il 10% sulla manutenzione delle abitazioni si indica sulla riga dell'intervento.
• La data della bozza è quella di oggi (giorno italiano); gli articoli a catalogo restano sulla riga e la merce già uscita con l'intervento non esce una seconda volta.

Un intervento già fatturato non si fattura una seconda volta. Se la bozza va nel cestino o il documento viene annullato, l'intervento torna Firmato (o Completato) e si può fatturare di nuovo.

La pagina F-Gas · Banca Dati (menu Interventi) è lo scadenzario delle comunicazioni alla Banca Dati F-Gas: ogni operazione su un'apparecchiatura con gas fluorurati va comunicata entro 30 giorni (DPR 146/2018, art. 16). Il programma non invia niente: il portale fgas.it non ha un collegamento automatico. Tu comunichi sul portale e qui registri di averlo fatto.

Quando nasce un obbligo

Alla chiusura dell'intervento (firma in campo o Completato dall'ufficio), se l'apparecchiatura contiene un gas fluorurato (dalla checklist, dalla scheda impianto o dal tipo F-Gas) e c'è stata un'operazione sul circuito. Non nasce per i gas naturali (R290 propano, R744 CO₂, R600a, R717…) né per un sopralluogo o una chiamata senza operazione indicata. La data è quella del lavoro, nel giorno italiano; la scadenza è 30 giorni dopo.

Cosa fai dalla pagina

• ✓ Comunica: registri protocollo (obbligatorio) e data della comunicazione (non futura).
• ↺ Annulla comunicazione: riporta a «Da comunicare» (per correggere un errore).
• ✎ Correggi: operazione, refrigerante, carica, gas aggiunto e recuperato, controllo perdite, certificati, note. Una comunicazione già registrata cambia solo nelle note.
• Non dovuto: per un obbligo nato per sbaglio, col motivo. Non rinasce con «Genera da interventi»; ↺ Riapri lo riporta da comunicare.
• 📄 Registro dell'apparecchiatura in PDF, con lo storico; Esporta registro CSV per ricopiare i dati sul portale (numeri con la virgola, pronto per Excel).
• Genera da interventi: crea gli obblighi mancanti per gli interventi chiusi e ti dice quanti sono già oltre i 30 giorni.

Fra Da pianificare, Pianificato, In corso e Completato ci si muove liberamente. Firmato si raggiunge solo con la firma del cliente; Fatturato solo generando (o collegando) un documento che esiste. Un intervento firmato resta firmato; uno fatturato torna indietro solo se il documento va nel cestino o viene annullato.

Tre permessi governano il modulo (Amministrazione » Permessi per ruolo):

• Field Service: gestire (interventi.gestisci) — ufficio: impianti, interventi, contratti, preparazione della fattura (creare il documento vuole anche il ruolo amministratore).
• Field Service: eseguire (interventi.esegui) — campo: avviare, chiudere e firmare i propri interventi (o quelli non assegnati). Il tecnico non sceglie gli stati d'ufficio, non cambia righe e prezzi e non fattura.
• F-Gas (fgas.gestisci) — la pagina F-Gas · Banca Dati.

Per leggere interventi, impianti e contratti serve uno dei due permessi del Field Service: chi non li ha (cassa, magazzino, agenti) non vede firme, foto e posizioni dei clienti.

Il super amministratore ha sempre accesso completo.

Chi manutiene impianti presso terzi è soggetto a obblighi di controllo periodico, di documentazione e di tracciabilità. Il Field Service non «fa la conformità» al posto tuo, ma produce e conserva le prove che quegli obblighi richiedono: la checklist giusta per tipo di impianto, il rapportino firmato, lo scadenzario delle periodicità e lo storico per singolo impianto (con foto, firma e posizione).

In sintesi: come e perché

Perché: queste norme chiedono tre cose — controlli con la giusta periodicità, documenti che li attestino e tracciabilità nel tempo. Come: il software le copre con lo scadenzario dei contratti (periodicità), le checklist per tipo e il rapportino firmato (documento), e lo storico per impianto con firma/foto/GPS (tracciabilità).

La scheda Backup dati nella barra in alto ti mette al riparo dall'unica cosa che non si rimedia: la perdita dell'archivio. Una copia contiene tutto il tuo Field Service — impianti, interventi, contratti, checklist, firme, rapportini, ricambi e clienti — e riporta il programma esattamente com'era nel momento in cui l'hai fatta.

Hai tre modi di produrre una copia, e conviene usarli insieme:

• Backup Manuale — il pulsante in alto. Da premere prima di ogni operazione delicata: una modifica in blocco, un aggiornamento, una prova di cui non conosci l'esito.
• Backup automatico — lo fa il server da solo, ogni notte. Frequenza, orario, giorni di conservazione e avviso per email valgono per tutte le aziende e li regola l'assistenza NOX: tu non devi impostare niente. Le copie più vecchie vengono eliminate da sole.
• Copia automatica sul tuo computer — all'avvio del programma, al massimo una volta al giorno, il file viene scaricato in una cartella che scegli tu.

Per rimettere indietro i dati chiedi all'assistenza: il ripristino di una copia lo fa il Super Amministratore, perché sostituisce tutto l'archivio dell'azienda e il programma torna allo stato di quel momento.

L'elenco in basso mostra le copie disponibili con data, dimensione e stato. Il pulsante Log esecuzioni apre lo storico e permette di verificarne l'integrità, per sapere che una copia è davvero valida e non un file troncato.