Lettere di Intento

Gestione plafond esportatori abituali — Dichiarazioni ricevute ed emesse, tracciamento utilizzi, integrazione documenti

v 2.2 Manuale Utente

Riferimenti normativi

Art. 8, c. 1, lett. c) DPR 633/72: consente agli esportatori abituali di acquistare beni e servizi senza applicazione dell'IVA, nei limiti del plafond maturato. La dichiarazione d'intento e lo strumento con cui il cessionario/committente comunica al fornitore la volonta di avvalersi di tale agevolazione.
D.L. 746/1983 (conv. L. 17/1984): disciplina le modalita di utilizzo del plafond da parte degli esportatori abituali, definendo i requisiti soggettivi (rapporto esportazioni/volume d'affari superiore al 10% nell'anno precedente) e le regole di calcolo del plafond fisso e mobile.
Provvedimento Agenzia delle Entrate 27/02/2020 (prot. 96911): approva il modello della dichiarazione d'intento, trasmessa telematicamente dall'esportatore abituale. La dichiarazione si riferisce a un anno: copre le operazioni da effettuare in quell'anno, fino al plafond indicato (non esiste la dichiarazione «fino a revoca»). Il fornitore verifica la ricevuta nel cassetto fiscale prima di fatturare senza IVA e riporta il protocollo in fattura (Natura N3.5 e, nel tracciato, AltriDatiGestionali «INTENTO», provv. 293390/2021).
Art. 15 DPR 642/72 e art. 13 della Tariffa: la fattura non imponibile oltre 77,47 € sconta il bollo da 2 € (sulla fattura elettronica è virtuale).
Art. 7, c. 4-bis, D.Lgs. 471/1997: prevede sanzioni dal 100% al 200% dell'imposta per chi effettua operazioni senza addebito IVA in assenza di dichiarazione d'intento valida, nonche per l'esportatore abituale che emette dichiarazioni d'intento in misura eccedente il plafond disponibile.

1Panoramica e logica del modulo

Il modulo Lettere di Intento gestisce il ciclo completo delle dichiarazioni d'intento, sia ricevute dai clienti esportatori abituali, sia emesse verso i propri fornitori quando l'azienda stessa opera come esportatore abituale.

Il sistema tiene il conto del plafond: lo consuma la fattura di vendita all'emissione (non la bozza, non il DDT), per l'imponibile delle righe N3.5 al netto dello sconto globale; la nota di credito collegata lo restituisce; annullare un documento restituisce quello che aveva preso. Quando l'utilizzo supera la soglia di alert configurata, la lettera compare fra quelle in esaurimento.

ⓘ Nella scheda di una fattura si sceglie la dichiarazione del cliente: le righe diventano non imponibili (IVA 0%, Natura N3.5). Il plafond scende quando la fattura viene emessa. La fattura differita dai DDT prende da sola la dichiarazione dei DDT o quella valida del cliente.

Gestione del plafond

Il plafond rappresenta l'importo massimo di acquisti/vendite in regime di non imponibilita IVA. Il modulo calcola in tempo reale tre grandezze fondamentali: plafond totale (importo dichiarato), plafond utilizzato (somma dei documenti collegati) e plafond residuo (differenza). L'alert percentuale configurabile avvisa l'operatore quando il residuo scende sotto la soglia impostata.

2Tipologie: Ricevuta vs Emessa

Il modulo distingue due tipologie di lettera di intento, ciascuna con un flusso operativo specifico:

Tipo	Soggetto dichiarante	Direzione	Utilizzo nel ciclo documentale
RICEVUTA	Il cliente (esportatore abituale)	Il cliente dichiara al fornitore (la nostra azienda) di voler acquistare senza IVA	Applicata nelle fatture di vendita: l'azienda emette fattura non imponibile Art. 8 c.1 lett. c) riportando il protocollo AdE della dichiarazione ricevuta
EMESSA	La nostra azienda (esportatore abituale)	L'azienda dichiara al proprio fornitore di voler acquistare senza IVA	Applicata nelle fatture di acquisto: il fornitore emette fattura non imponibile sulla base della dichiarazione ricevuta dalla nostra azienda

⚠ Attenzione: per le lettere di intento RICEVUTE, il fornitore (la nostra azienda) ha l'obbligo di verificare l'avvenuta trasmissione telematica della dichiarazione da parte del cliente prima di emettere fattura non imponibile. Il numero di protocollo AdE deve essere indicato nel campo apposito.

ⓘ Per le lettere EMESSE, l'azienda deve trasmettere telematicamente la dichiarazione all'Agenzia delle Entrate e comunicare al fornitore il protocollo ricevuto. Il campo protocollo AdE nel modulo consente di registrare questa informazione.

3Dashboard

La dashboard del modulo fornisce una visione d'insieme immediata tramite indicatori KPI aggiornati in tempo reale:

KPI	Descrizione
Lettere attive	Lettere dell'anno in servizio (INVIATA, RICEVUTA, UTILIZZATA)
Plafond ricevuto	Somma dei plafond delle dichiarazioni ricevute dai clienti nell'anno (escluse bozze e annullate, comprese le esaurite)
Utilizzato	Quanto le fatture emesse (meno le note di credito) hanno consumato, sulle stesse dichiarazioni
Residuo	Quanto si può ancora fatturare senza IVA con le dichiarazioni in servizio (una dichiarazione sforata non dà capienza alle altre)
Sforate	Dichiarazioni usate oltre il plafond, e di quanto: su quella parte l'IVA è dovuta
Emesse ai fornitori	Le dichiarazioni che l'azienda ha emesso come esportatore abituale, contate a parte
In scadenza	Lettere in servizio la cui fine validità cade nei prossimi 30 giorni

ⓘ Il riquadro mostra l'anno in corso, con le dichiarazioni ricevute e quelle emesse separate. Per un cliente, la lista delle lettere si filtra per soggetto.

4Creazione di una lettera di intento

Per creare una nuova lettera di intento, seguire la procedura:

Accedere al menu Vendite → Lettere d'intento e premere il pulsante + Nuova Lettera.
Selezionare il Tipo: Ricevuta (dal cliente) o Emessa (verso il fornitore).
Il sistema propone automaticamente lo Stato iniziale BOZZA.
Verificare Anno e Progressivo: il sistema assegna automaticamente il numero progressivo nell'ambito dell'anno solare.
Inserire il Protocollo AdE, come sulla ricevuta telematica: 17 cifre, un trattino, 6 cifre (es. 08060120341234567-000001).
Selezionare il Soggetto: il cliente (per lettere ricevute) o il fornitore (per lettere emesse) dall'anagrafica Soggetti.
Compilare le Date di validità, dentro l'anno della dichiarazione. Lasciando vuota la data di fine vale fino al 31/12 di quell'anno.
Indicare l'importo del Plafond: il valore massimo di operazioni non imponibili coperte dalla dichiarazione.
Configurare la Soglia alert %: percentuale di utilizzo del plafond superata la quale il sistema genera una notifica (es. 80%).
Premere Salva per confermare la registrazione.

Campo	Obbligatorio	Note
Tipo	Si	Ricevuta o Emessa
Stato	Si	Impostato automaticamente a BOZZA
Anno	Si	Anno solare di riferimento
Progressivo	Si	Assegnato dal sistema al salvataggio (due lettere salvate insieme non prendono lo stesso numero)
Protocollo AdE	Si (per entrare in servizio)	Necessario per passare a INVIATA o RICEVUTA; senza, la lettera non compare nelle fatture
Soggetto	Si	Cliente o Fornitore dall'anagrafica; non si cambia dopo il primo utilizzo
Data inizio validita	Si	Dentro l'anno della dichiarazione
Data fine validita	No	Vuota = 31/12 dell'anno; mai oltre
Plafond	Si	Importo massimo in euro; modificabile, ma mai sotto l'utilizzato
Soglia alert %	No	Default 80%. Genera notifica al superamento

⚠ Il protocollo AdE e indispensabile per la validita fiscale della dichiarazione. Per le lettere RICEVUTE, verificare nel cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate che il cliente abbia effettivamente trasmesso la dichiarazione prima di emettere fattura non imponibile.

5Ciclo di vita e stati

Ogni lettera di intento attraversa un ciclo di vita definito da stati precisi. Le transizioni di stato sono controllate dal sistema per garantire la coerenza dei dati.

Stato	Descrizione	Transizioni possibili
BOZZA	Lettera creata ma non ancora completata. Tutti i campi sono modificabili. Non puo essere utilizzata nei documenti.	INVIATA, ANNULLATA
INVIATA	La dichiarazione e stata trasmessa telematicamente all'Agenzia delle Entrate (protocollo AdE compilato). Per le lettere EMESSE indica l'avvenuto invio; per le RICEVUTE indica la presa in carico.	RICEVUTA, ANNULLATA
RICEVUTA	La dichiarazione e stata validata e confermata. La lettera e operativa e puo essere selezionata nei documenti fiscali.	UTILIZZATA (automatico), ANNULLATA
UTILIZZATA	Almeno un documento fiscale e stato collegato alla lettera. Il plafond utilizzato e maggiore di zero. Stato impostato automaticamente al primo utilizzo.	ESAURITA (automatico), SCADUTA (automatico), ANNULLATA
ESAURITA	Il plafond residuo ha raggiunto zero. Non e possibile collegare ulteriori documenti.	ANNULLATA
SCADUTA	La data di fine validita e stata superata. Stato impostato automaticamente dal sistema. Non e possibile collegare nuovi documenti.	ANNULLATA
ANNULLATA	Lettera annullata manualmente dall'operatore. I documenti gia collegati restano validi ma non e possibile aggiungerne di nuovi.	— (stato finale)

ⓘ UTILIZZATA ed ESAURITA le decide il conto degli utilizzi. SCADUTA arriva dal giorno dopo l'ultimo di validità (la lettera valida fino a oggi vale tutto oggi), e al più dal 1° gennaio dell'anno dopo: il controllo si fa quando si apre la lista delle lettere o il riquadro. Una lettera ANNULLATA resta annullata: non torna in servizio togliendo utilizzi né modificandola.

6Storico utilizzi

La sezione Storico utilizzi, presente nella scheda di ogni lettera di intento, elenca tutti i movimenti che hanno inciso sul plafond. I movimenti possono essere di due tipi:

Tipo movimento	Origine	Descrizione
Automatico	Emissione documento	Registrato quando una fattura di vendita con la dichiarazione viene emessa (positivo) o una nota di credito collegata viene emessa (negativo: restituisce plafond). Il DDT e la bozza non registrano niente. Riporta numero documento, data e importo.
Manuale	Operatore	Inserito manualmente dall'operatore per registrare utilizzi non derivanti da documenti gestiti nel sistema (es. operazioni doganali, acquisti registrati in altri software).

Registrazione manuale di un utilizzo

Aprire la scheda della lettera di intento e selezionare la tab Storico utilizzi.
Premere il pulsante + Aggiungi utilizzo.
Compilare i campi: data operazione (dentro la validità della lettera), numero della fattura fatta fuori dal programma, importo. Le fatture di NOX non si registrano a mano: le consuma la loro emissione.
Premere Salva. Il plafond utilizzato viene aggiornato immediatamente.

Eliminazione di un utilizzo

Nello storico utilizzi, individuare il movimento da eliminare.
Premere l'icona ✕ sulla riga corrispondente: c'è solo sugli utilizzi registrati a mano.
Confermare l'eliminazione nella finestra di dialogo. Il plafond residuo viene ricalcolato automaticamente.

⚠ Gli utilizzi dei documenti non si eliminano dallo storico: si tolgono annullando il documento (o con la nota di credito, che restituisce il plafond).

7Integrazione con i documenti

Le dichiarazioni RICEVUTE si usano nelle fatture di vendita al cliente che le ha presentate (anche nella fattura differita e nelle fatture degli interventi).

Procedura di collegamento

Durante la creazione o modifica di un documento, accedere al tab Generale.
Nel campo Lettera di Intento si sceglie la dichiarazione. L'elenco mostra solo le dichiarazioni RICEVUTE di quel cliente, in servizio (RICEVUTA o UTILIZZATA), con il protocollo, valide alla data del documento e nel loro anno. Sulle fatture la prima viene proposta da sola; sulle note di credito no (la nota fatta dallo storno porta quella della fattura).
Se l'imponibile N3.5 (al netto dello sconto globale) supera il plafond residuo, la fattura non si salva e non si emette: la parte eccedente va messa in una riga con l'IVA.
All'emissione il sistema controlla che la dichiarazione sia del cliente, RICEVUTA, in servizio, col protocollo, valida alla data dell'operazione e con plafond sufficiente; poi registra l'utilizzo. Righe N3.5 senza dichiarazione non si emettono.
Il protocollo va nel tracciato (AltriDatiGestionali «INTENTO») e la stampa riporta «Operazione non imponibile art. 8 c.1 lett. c) DPR 633/72 — dichiarazione d'intento prot. n. … del …». Oltre 77,47 € l'emissione avvisa se manca il bollo.

⚠ Se il plafond residuo è insufficiente, la fattura non si emette. Si può ridurre la parte non imponibile, mettere l'eccedenza in una riga con l'IVA, oppure chiedere al cliente una dichiarazione integrativa.

ⓘ La nota di credito fatta dallo storno della fattura (anche quella che nasce da un reso del cliente) porta la stessa dichiarazione: all'emissione il plafond utilizzato si riduce dell'imponibile N3.5 stornato.

✨Novità della v2.1 — Audit, Cestino BOZZA, Bulk

Aggiornamento strutturale del modulo Lettere di Intento con tracciamento cronologico delle modifiche, cestino compliance-safe limitato alle BOZZE e operazioni massive con validazione delle transizioni di stato. Il design rispetta i vincoli fiscali: una lettera INVIATA/RICEVUTA e stata trasmessa all'Agenzia delle Entrate e non e cancellabile.

Soft-delete limitato alle BOZZE

L'eliminazione di una lettera segue regole differenti in base allo stato:

BOZZA: eliminazione = soft-delete (la lettera va nel cestino, e ripristinabile).
INVIATA / RICEVUTA / UTILIZZATA / ESAURITA / SCADUTA / ANNULLATA: eliminazione non consentita (errore 409). Per neutralizzare una lettera gia emessa usa lo stato ANNULLATA, che preserva la tracciabilita fiscale.

Cestino e ripristino

Nella lista e disponibile il pulsante 🗑 Apri cestino (BOZZE). Mostra solo le bozze cancellate con metadati di eliminazione (data e autore):

↺ Ripristina: la bozza torna nella lista attiva.
✗ Definitivo: eliminazione fisica irreversibile. Consentita solo per BOZZE senza utilizzi collegati.

Audit log completo

Ogni modifica a una lettera (PUT o PATCH stato) viene registrata nella tabella log_modifiche_lettere_intento con valore precedente, valore nuovo, utente e timestamp. I campi tracciati sono 12: tipo, numero protocollo, soggetto, date (emissione, inizio, fine, ricezione), importo massimo, riferimento normativo, descrizione, stato, percentuale alert.

Endpoint: GET /api/:workspace/lettere-intento/:id/audit-log (:workspace è l'identificativo dell'azienda). Nella lista e stato aggiunto il pulsante 🕔 Storico modifiche per riga che apre un modal con la cronologia.

Validazione transizioni stato

Il backend valida le transizioni di stato. Tentativi non validi (es. RICEVUTA → BOZZA) vengono rifiutati con errore 409.

Da	Verso (consentite)
BOZZA	INVIATA, RICEVUTA, ANNULLATA
INVIATA	UTILIZZATA, SCADUTA, ANNULLATA
RICEVUTA	UTILIZZATA, SCADUTA, ANNULLATA
UTILIZZATA	ESAURITA, SCADUTA, ANNULLATA
ESAURITA	ANNULLATA
SCADUTA	ANNULLATA
ANNULLATA	— (terminale)

Timeline lettera

L'endpoint GET /api/:workspace/lettere-intento/:id/timeline (:workspace è l'identificativo dell'azienda) restituisce una vista aggregata: audit modifiche + utilizzi registrati, ordinati per data decrescente.

Operazioni massive

Nella lista e stata aggiunta la selezione multipla con checkbox. Con una o piu lettere selezionate compare una barra blu con:

⇄ Cambia stato…: cambio stato massivo con validazione transizioni (e del protocollo per entrare in servizio). Le lettere che non possono passare vengono ignorate e riportate come invalidi, col motivo.
📅 Marca scadute: porta a SCADUTA le lettere selezionate in servizio il cui ultimo giorno di validità è passato.
🗑 Cestino: soft-delete massivo; applicato solo alle BOZZE (le altre vengono bloccate).

?Domande frequenti (FAQ)

Cosa succede se il plafond di una lettera si esaurisce?

Lo stato passa a ESAURITA e la lettera non copre nuove fatture: una fattura N3.5 oltre il residuo non si emette. I documenti già emessi restano validi; una nota di credito restituisce plafond e la lettera torna utilizzabile. Per continuare in non imponibilità il cliente presenta una dichiarazione integrativa o una nuova.

Posso modificare il plafond di una lettera gia in uso?

Sì, purché il nuovo importo non sia inferiore all'utilizzato (il sistema lo rifiuta). La modifica deve corrispondere a una variazione della dichiarazione trasmessa all'Agenzia delle Entrate. Utilizzato e residuo li calcola il sistema dagli utilizzi.

Come gestisco il rinnovo di una lettera di intento scaduta?

Le lettere scadute non si rinnovano: si registra la nuova dichiarazione con il suo anno e il suo protocollo. Una dichiarazione vale al più fino al 31/12 del suo anno. Il riquadro segnala quelle in scadenza nei 30 giorni.

Il protocollo AdE e sempre obbligatorio?

Sì per entrare in servizio: senza protocollo la lettera non passa a INVIATA o RICEVUTA e non compare nelle fatture. Senza la ricevuta telematica la dichiarazione non copre niente e la fattura non imponibile espone a sanzioni (art. 7 c.4-bis D.Lgs. 471/97).

Come posso verificare lo stato del plafond di un cliente?

Nella lista delle lettere si cerca il cliente: ogni riga mostra plafond, utilizzato e percentuale; la scheda della lettera elenca gli utilizzi, uno per documento.

✓Certificazione v 2.2 — Presidi di compliance

🔑 Visibilità — Questo modulo è accessibile solo se:
• il pacchetto FATTURAZIONE è compreso nella licenza dell’azienda
• il modulo è acceso nella Aziende & Licenze, per l’azienda e per l’utente
Spento vuol dire bloccato, non solo nascosto. Dettagli in Licenza e Aziende & Licenze.

A partire dalla versione 2.2, il modulo Lettere di Intento adotta lo standard di certificazione NOX con i seguenti presidi:

Cestino e soft-delete

Gli elementi cancellati non vengono rimossi fisicamente ma spostati in un cestino interno (campi cancellatoIl / cancellatoDa). Dalla toolbar il pulsante Cestino alterna tra vista attivi e vista cestino. Dal cestino è possibile:

Ripristinare l'elemento (riportarlo nella lista attiva) — operazione riservata ad amministratori.
Eliminare definitivamente con motivazione obbligatoria — azione irreversibile, riservata ad amministratori, tracciata nell'audit log.

Azioni massive (bulk)

È possibile selezionare più elementi con le checkbox della prima colonna. Appare una barra inferiore con le azioni disponibili: Controllo plafond, audit su numeri protocollo. La risposta indica N operazioni riuscite / M fallite; i dettagli delle fallite compaiono nella console browser (F12).

Storico modifiche (audit log)

L'icona history nelle azioni di riga apre un modal con la storia completa delle modifiche: data, campo, valore precedente, valore nuovo, operatore, eventuale motivazione. I record di audit non sono modificabili né eliminabili via UI. Conservazione: indefinita (art. 2220 c.c. — 10 anni minimo).

Mascheramento dati sensibili (GDPR art. 32)

Se i campi modificati contengono dati sensibili (IBAN, Codice Fiscale, Partita IVA, password/token), l'audit log salva il valore mascherato anziché in chiaro:

Campo	Esempio originale	Nel log
IBAN	IT60X0542811101000000123456	`IT60****3456`
Codice Fiscale (PF)	RSSMRA80A01H501Z	`RSSMRA****501Z`
Partita IVA	12345678901	`123****901`
Password / token	(qualsiasi)	`*REDACTED*`

Timeline aggregata

Per ciascun elemento è disponibile una vista Timeline che aggrega in ordine cronologico audit, eventi del ciclo di vita ed eventuali entità collegate (es. documenti, movimenti, storni).

RBAC uniforme

Creare e modificare una lettera, registrare o togliere utilizzi e le azioni distruttive o massive richiedono il ruolo ADMIN o superiore, con i permessi dei documenti (crea / modifica / cestino); leggere richiede la consultazione dei documenti. Gli operatori possono continuare a creare / modificare / consultare secondo le proprie abilitazioni.

ⓘIl DOCX di certificazione formale per questo modulo è disponibile: certificazione-lettere-di-intento.docx (cartella manuali).