Contabilità

«Contabilità» è lo strumento con cui annoti i movimenti economici della tua attività — incassi, pagamenti, spese, giroconti — li classifichi su un piano dei conti e tieni sotto controllo quanto ti deve ogni cliente e quanto devi a ogni fornitore. Alla fine, con un clic, passi tutto al commercialista in un formato pulito.

In pratica è la tua prima nota: il quaderno ordinato di «chi ha pagato, chi deve pagare, cosa ho speso», tenuto in modo che i conti tornino sempre.

Qui la chiarezza è tutto, perché il nome può ingannare. Questa sezione è nata dal modulo di contabilità, ma NOX ha scelto di non essere un software di contabilità completa: non produce il bilancio da depositare, non fa i dichiarativi fiscali, non scrive le scritture di chiusura e apertura dei conti (il bilancio che mostra serve a controllare i conti; un anno si può però chiudere, per bloccarne le scritture). Quella parte è stata volutamente lasciata al commercialista (o a software dedicati).

Il modello: tu registri, il commercialista elabora

La filosofia è la divisione dei ruoli:

Il vantaggio: tu lavori in modo semplice e ordinato, senza il peso della contabilità completa, ma il commercialista riceve dati già strutturati e in partita doppia, non un mucchio di scontrini.

1. Prepara il piano dei conti. Parti da quello proposto e adattalo: bastano i conti che usi davvero (cassa, banca, clienti, fornitori, le tue spese principali).
2. Registra i movimenti man mano in Prima Nota: ogni incasso, pagamento o spesa, con la sua causale.
3. Controlla i partitari per sapere chi ti deve ancora pagare e cosa devi ai fornitori.
4. A fine periodo, esporta per il commercialista.

Il Piano dei Conti è l'ossatura: l'elenco ordinato dei conti su cui appoggi le registrazioni, organizzato a tre livelli.

Ogni conto ha un tipo/natura (patrimoniale o economico, attivo/passivo, costo/ricavo). Puoi crearli, modificarli, attivarli/disattivarli ed eliminarli; c'è ricerca, filtri, cestino e storico modifiche.

La Prima Nota è il diario delle registrazioni. Ogni riga è un movimento in partita doppia: NOX ti aiuta a comporre Dare e Avere e non ti lascia salvare se i due lati non pareggiano — è la rete di sicurezza che tiene i conti giusti.

Creare una registrazione

1. Scegli la data e la causale (l'elenco delle causali pronte precompila i conti tipici).
2. Indica i conti coinvolti e gli importi in Dare/Avere.
3. Salva: il movimento entra nel giornale e aggiorna i saldi dei conti.

Da qui hai anche stati e workflow della registrazione, filtri e ricerca, storno (per annullare in modo tracciato), azioni massive e audit log. Ciò che elimini va nel cestino ed è ripristinabile.

Il lato «Incassi» del nome vive qui: quando un cliente ti paga o tu paghi un fornitore, lo registri in Prima Nota con la causale di incasso/pagamento. L'effetto è doppio e automatico:

• entra il denaro in Cassa o Banca;
• si riduce il saldo del cliente (o del fornitore) nel suo partitario.

Così, guardando il partitario, sai sempre chi ha ancora un saldo aperto.

Il Partitario è l'estratto conto di un singolo cliente o fornitore: tutte le partite (fatture, incassi, pagamenti) e il saldo che ne risulta. È il posto dove rispondi alle domande di ogni giorno: «quanto mi deve ancora Rossi?», «quanto devo al fornitore Bianchi?».

Se hai già un piano dei conti (dal commercialista o da un altro gestionale), non devi riscriverlo: con l'Import CSV lo carichi in blocco. Utile all'avvio, per partire subito con la struttura che già usi.

È il traguardo del flusso: con l'Export al Commercialista scarichi il Pacchetto per il commercialista, uno ZIP del periodo con gli XML delle fatture emesse come trasmessi allo SdI, gli XML delle fatture ricevute, i corrispettivi, i registri IVA e la prima nota in fogli che Excel apre così come sono. Tu registri in modo semplice tutto l'anno; lui riceve dati già in partita doppia e coerenti. I tracciati per i singoli programmi contabili (TeamSystem, Zucchetti…) sono da provare e spenti finché l'amministratore non li accende: vedi il manuale Export al Commercialista.

In Contabilità › Bilancio (l'amministratore, o chi ha il permesso «Banca e prima nota») vedi i conti di un periodo — di solito l'anno — in due modi:

• Bilancio di verifica: per ogni conto il saldo all'inizio, il dare e l'avere del periodo e il saldo alla fine. In fondo il controllo che il totale dare sia uguale al totale avere: se non lo è, la pagina lo dice e indica quale registrazione non torna.
• Stato patrimoniale e conto economico, negli schemi del codice civile, con l'utile (o la perdita) del periodo e, se vuoi, il confronto con l'anno prima.

Cliccando un conto si apre il suo mastrino: tutte le scritture del periodo con il saldo che cammina riga per riga. Tutto si stampa in PDF o si scarica per Excel, con gli stessi numeri della pagina.

• Rimanenze di fine anno (l'amministratore, o chi ha «Banca e prima nota»): il magazzino entra in contabilità qui, una volta l'anno. NOX calcola il valore della merce al 31/12 col metodo dell'azienda e, con un clic, registra in prima nota lo storno delle rimanenze iniziali al 1/1 e le rimanenze finali al 31/12. Le rettifiche di magazzino durante l'anno (inventario, Scan, Giacenze) non scrivono in prima nota: muovono solo la merce.
• Ritenute da versare (F24) (chi ha «Banca e prima nota»): per le parcelle con ritenuta d'acconto, quanto versare e entro quando (il 16 del mese dopo il pagamento, codice tributo 1040 se la parcella non ne indica un altro), e cosa risulta già versato in prima nota.
• Esercizi contabili (solo l'amministratore): Chiudi blocca un anno — in prima nota non entra più niente con quella data, nemmeno dalle fatture o dagli incassi, e le sue registrazioni non si modificano più. Riapri chiede il motivo, che resta registrato. Prima di chiudere conviene confermare le registrazioni provvisorie.

Per non cercare cose che qui non ci sono — e non sono un errore, ma una scelta:

• Non produce il bilancio da depositare (XBRL, nota integrativa, rendiconto finanziario): lo stato patrimoniale e il conto economico della sezione Bilancio servono a controllare i conti.
• Non fa i dichiarativi fiscali (dichiarazione IVA, Certificazione Unica, 770).
• Non calcola liquidazioni IVA né stampa F24 (per le ritenute d'acconto dice quanto e quando versare, ma il modello lo compili tu o il commercialista).
• Non esegue le scritture di chiusura/apertura dell'esercizio: chiudere un anno da Esercizi contabili blocca le sue scritture, non chiude i conti.
• Non è un sostituto del commercialista: è lo strumento con cui gli dai dati puliti.

Il saldo è quello del conto del cliente. Ogni scrittura porta l'indicazione del soggetto su tutte le sue righe — anche ricavi e IVA — ma il saldo del partitario si calcola solo sulle righe del conto del cliente o del fornitore: sommando tutto, una scrittura in partita doppia pareggerebbe sempre e ogni cliente risulterebbe a zero.

Le partite si aprono e si chiudono da sole. La fattura apre la partita sulla riga del cliente; l'incasso la chiude. «Partite aperte» è quindi il numero di fatture ancora scoperte.

La scheda del soggetto. Cliccando un soggetto nell'elenco si apre il suo conto: fatture e incassi in ordine di data, con il saldo che cammina riga per riga fino alla cifra dell'elenco. Una spunta allarga a tutti gli anni, un'altra mostra anche ricavi e IVA della stessa scrittura.

Le stampe. Dalla scheda si stampa il partitario del soggetto anche da data a data; dall'elenco si stampa quello di tutti i clienti e fornitori, con dare, avere, saldo, movimenti, partite aperte e la riga dei totali.

Gli incassi entrano in prima nota da qualunque parte li segni: dalla pagina Scadenzario, dallo scadenzario dentro al documento, dall'abbinamento di un movimento di banca, o dal pagamento con carta sul portale clienti. Entrano anche le vendite al banco, i corrispettivi inseriti a mano, le fatture di acquisto e le note spese.