Clienti & Ordini
Il ciclo commerciale completo: dall'anagrafica al preventivo, dall'ordine alla fattura, fino all'incasso
«Clienti & Ordini» è il cuore commerciale di NOX: qui vivono le persone e le aziende con cui lavori, i prodotti/servizi che vendi, e tutti i documenti che nascono dal rapporto — preventivi, ordini, DDT, fatture — fino al momento in cui il cliente paga.
È una sezione ampia perché copre l'intero ciclo attivo (e anche quello passivo verso i fornitori, come vedremo): trovi anagrafiche, catalogo, listini e sconti, l'emissione dei documenti, lo scadenzario degli incassi, la fatturazione automatica, gli agenti e il CRM.
1 — Un'anagrafica unica per tutti
Cliente, fornitore, paziente, agente non sono elenchi separati: sono ruoli dello stesso Soggetto. La stessa azienda può essere insieme cliente e fornitore. Un solo posto, nessun doppione.
2 — I documenti sono il motore
Quasi tutto parte da un documento. Un preventivo diventa ordine, l'ordine diventa DDT, il DDT diventa fattura: NOX li collega e trasporta i dati da uno all'altro, senza reinserire nulla. E ogni documento, quando serve, muove il magazzino e alimenta lo scadenzario.
3 — Tutto è connesso
Il catalogo dà i prezzi, i listini e gli sconti li adattano al cliente, il documento li applica, lo scadenzario segue l'incasso, gli agenti calcolano le provvigioni. Non sono isole: è una catena sola.
| Termine | Che cos'è |
|---|---|
| Soggetto | Un'anagrafica (persona o azienda) con uno o più ruoli: cliente, fornitore, paziente, agente… |
| Documento | Preventivo, ordine, DDT, fattura (attiva o passiva). Ogni tipo ha regole sue e può derivare da un altro. |
| Listino | Un insieme di prezzi da applicare a certi clienti o periodi (es. listino rivenditori). |
| Sconto | Riduzione a catena (es. 10+5) o a valore, applicabile per cliente, riga o documento. |
| Scadenza | La data entro cui una fattura va incassata (o pagata). Vive nello Scadenzario. |
| Provvigione | Il compenso dell'agente, calcolato sulle vendite che ha portato. |
| Pipeline / Opportunità | Nel CRM, una trattativa in corso e la sua fase (contatto → offerta → chiusura). |
- Crea/aggiorna il soggetto con i suoi dati fiscali e i ruoli.
- Assicurati che i prodotti/servizi siano a Catalogo, con eventuali listini e sconti.
- Emetti il documento giusto e, dove serve, trasformalo nel successivo (preventivo → ordine → DDT → fattura).
- Segui incassi e scadenze nello Scadenzario; automatizza il ricorrente con Fatture Ricorrenti / Differita.
Le Anagrafiche sono il registro unico di clienti, fornitori, pazienti e agenti. Ogni soggetto ha dati identificativi e fiscali (P.IVA, codice fiscale, PEC, codice destinatario SDI), indirizzi, condizioni di pagamento e i ruoli attivi.
Il Catalogo è l'archivio unico di ciò che vendi: prodotti, servizi/prestazioni, KIT, ecc., con codice, descrizione, IVA e prezzi. È la fonte da cui i documenti pescano le righe.
I Listini permettono prezzi diversi per cliente o periodo (es. listino rivenditori); gli Sconti applicano riduzioni a catena o a valore, per cliente, riga o intero documento. Insieme decidono il prezzo giusto per la persona giusta, senza calcoli a mano.
Etichette prezzo
La voce Etichette prezzo stampa i cartellini da scaffale in PDF, su formati a fogli o a rotolo: codice, codice a barre, descrizione, prezzo e — quando l’articolo ha un peso netto — il prezzo per unità di misura (€/kg, €/l), che per i prodotti preconfezionati è obbligatorio. I prezzi li prende dal catalogo al momento della stampa, non dallo schermo. Dalla stessa voce si configura la bilancia: il codice EAN-13 col peso dentro, che la cassa riconosce e trasforma in quantità pesata e prezzo.
I Documenti sono dove si fa il lavoro vero. Un unico strumento gestisce tutti i tipi — preventivo, ordine, DDT, fattura (e le versioni passive verso i fornitori) — e li collega tra loro: da un preventivo generi l'ordine, dall'ordine il DDT, dai DDT la fattura, riportando automaticamente righe e dati.
Quando emetti un DDT o una fattura, il magazzino si scarica e le scadenze di pagamento entrano nello Scadenzario. Il documento è il punto in cui commerciale, magazzino e incassi si incontrano.
Lo Scadenzario clienti è la lista di «chi deve pagarti e quando»: ogni fattura genera una o più scadenze, e tu segui quelle aperte, scadute e incassate. È lo strumento pratico per il recupero crediti e per sapere quanti soldi stanno per entrare.
Incassi in banca
Incassi in banca raccoglie le scadenze da presentare e ne fa una distinta per la banca: ricevute bancarie (Ri.Ba.) o addebiti SEPA (SDD), questi ultimi solo per i clienti con un mandato registrato. Servono i dati della banca nei Parametri: senza, non si presenta niente. La distinta si segna come presentata e poi si annotano gli esiti (incassata, insoluta) riga per riga. L’incasso vero però si registra dallo Scadenzario: quanto è entrato e quanto resta si dice in un posto solo.
Due funzioni ti tolgono lavoro ripetitivo:
| Funzione | A cosa serve |
|---|---|
| Fatture Ricorrenti | Per i canoni/abbonamenti: definisci una volta la fattura e NOX ne prepara la bozza alla cadenza scelta (mensile, ecc.); la emetti tu. Vedi il manuale Fatture ricorrenti. |
| Fattura Differita (TD24) | Raggruppa più DDT del mese in un'unica fattura di fine mese, come previsto dalla fattura differita. |
Se hai una rete vendita, qui gestisci gli agenti e le loro provvigioni: NOX calcola i compensi sulle vendite collegate a ciascun agente, secondo le regole che imposti. Utile per pagare la rete in modo trasparente e verificabile.
CRM / Pipeline
Il CRM segue le trattative prima che diventino ordini: opportunità, fasi (contatto → offerta → chiusura), attività da fare. È il «prima» del ciclo commerciale.
Gestione Appuntamenti
Il calendario per prenotare e gestire appuntamenti (utile per chi lavora su prenotazione: studi, servizi). Si integra con l'anagrafica.
Lettere d'Intento
Per gli esportatori abituali: gestisci le lettere d'intento che consentono operazioni senza IVA, con i relativi riferimenti da riportare in fattura.
- Non trasmette le fatture allo SDI: qui le crei, l'invio elettronico è in Dichiarativi & Telematici.
- Non tiene la contabilità: le registrazioni e i saldi sono in Contabilità; qui gestisci documenti e scadenze commerciali.
- Non gestisce le giacenze: sono nel Magazzino; i documenti le muovono, ma il conto pezzi lo tiene il magazzino.
- Non è un e-commerce: è il gestionale del ciclo vendita, non una vetrina online.
- I fornitori non hanno un menu separato: sono nelle Anagrafiche (ruolo Fornitore); fatture passive, ordini a fornitore e richieste di offerta stanno in Dichiarativi & Telematici, visibili solo a chi ha «Vedere costi e margini».