Licenze vendute

Prima esisteva solo l’interruttore: il pacchetto MAGAZZINO di un’azienda era acceso o spento. Nessuna traccia di chi l’aveva comprato, quanto pagava, fino a quando.

Qui si tiene la parte commerciale: contratti, prezzi per singolo pacchetto, canone e periodicità, date e rinnovo, limiti compresi (utenti, postazioni, aziende), lo storico dei codici e tutto quello che è successo al contratto.

Il registro ha bisogno di sapere da quale tua azienda vendi: da lì prende l’anagrafica dei clienti e da lì escono le fatture dei canoni. Si sceglie una volta, in cima alla scheda.

Nuovo contratto, poi si cerca il cliente nell’anagrafica dell’azienda venditrice: scegliendolo si riempiono da soli denominazione, partita IVA, codice fiscale, email e PEC. Si può anche scrivere a mano un cliente che in anagrafica non c’è ancora — serve per chi è ancora in trattativa.

Poi durata, condizioni economiche, limiti compresi e i pacchetti venduti, ognuno col suo prezzo di listino e col prezzo effettivamente praticato.

Chi firma e chi usa il programma sono due cose diverse

Nel contratto ci sono due soggetti distinti, e spesso non coincidono:

Capita spesso che siano due ragioni sociali diverse: una società che gestisce le licenze per conto di un’altra, un gruppo che paga per più società operative, uno studio che intesta a sé il contratto dei propri clienti. Per questo sono due campi separati e nessuno dei due vincola l’altro: lo stesso cliente può avere più contratti su aziende diverse, e un’azienda può cambiare intestatario nel tempo senza perdere la propria storia.

L’azienda si può lasciare vuota: il contratto resta in bozza e si collega quando l’azienda esiste. Senza azienda collegata, però, il contratto non si può attivare — non ci sarebbe nessun posto in cui accendere i pacchetti.

Il tasto Listino apre i prezzi che chiedi per ogni pacchetto: al mese, all’anno, una volta sola. Servono a riempire da soli le righe di un contratto nuovo.

Alzare il listino non tocca i contratti già firmati: ognuno ha il prezzo scritto sulla propria riga, e il listino resta storicizzato per data.

Attiva fa tre cose: mette il contratto in stato ATTIVA, emette il codice se non c’è ancora, e accende i pacchetti venduti nell’azienda del cliente, insieme alle loro funzioni.

Oppure lo attiva il cliente

Invece di attivarla tu, puoi mandare il codice al cliente: il suo amministratore lo incolla in La mia licenza e ottiene lo stesso effetto. Se il contratto non è ancora collegato a un’azienda, il codice lo collega a quella dove viene inserito, purché la partita IVA del contratto sia quella dei suoi Dati azienda. Un codice intestato a un’altra azienda o a un’altra partita IVA, uno sostituito da un rinnovo o uno già scaduto vengono rifiutati. Per questo nel contratto la partita IVA del cliente va scritta sempre.

Accende soltanto. Se quell’azienda ha acceso anche altro che nel contratto non c’è, quei pacchetti non vengono spenti: vengono elencati in un avviso giallo, e si decide. Spegnere qualcosa a qualcuno che sta lavorando è una decisione commerciale, non l’effetto collaterale di un tasto.

Nell’avviso c’è il tasto Aggiungili tutti al contratto: mette quei pacchetti fra le righe al prezzo di listino, salva e rifa il codice in un colpo solo. Chi non ha un prezzo a listino entra con il prezzo vuoto, e la schermata lo dice: quel prezzo lo metti tu. L’avviso sparisce da solo, perché adesso contratto e azienda dicono la stessa cosa.

Fattura il canone crea nell’azienda venditrice un documento modello con una riga per ogni pacchetto venduto, e lo aggancia al motore delle fatture ricorrenti che NOX ha già. Da quel momento la fattura esce da sola alla scadenza, come tutte le altre ricorrenti.

Il documento modello non si emette e non si tocca: è solo quello che la ricorrenza copia ogni periodo.

Una tantum non è una ricorrenza e viene rifiutata: si fattura una volta sola, a mano.

Se il venditore è in regime forfettario, le righe escono senza IVA con la natura prevista dal regime, e sopra 77,47 euro ci vuole il bollo da 2 euro.

Il codice non è un numero a caso: è un contenitore. Dentro ci sono davvero i pacchetti venduti, la scadenza, i limiti e una firma. Da un codice si risale sempre a cosa comprende quella licenza, anche fra dieci anni e anche se il registro fosse perso.

Forma: NOX-0400-02R2-BW2G-4080-002H-6PSC-DP3K — sette gruppi di quattro.

Perché c’è il numero del contratto. Il codice nasce dal proprio contenuto: senza quel numero, due contratti con gli stessi pacchetti e la stessa scadenza produrrebbero lo stesso identico codice. Non è un caso di scuola — due prove di trenta giorni create lo stesso giorno sono uguali in tutto. Con lo stesso codice per due clienti, «dal codice risalgo al contratto» smetterebbe di funzionare.

I codici del formato precedente sono più corti, sei gruppi invece di sette: si leggono ancora, e continuano a raccontare quello che dicevano. Il primo carattere dice al programma di che formato sono.

Nell’elenco c’è una riga dove si incolla un codice qualsiasi: risponde dicendo quali pacchetti contiene, fino a quando vale e di chi è. Serve quando un cliente chiama e legge il suo codice al telefono.

L’alfabeto è fatto apposta per essere dettato: non contiene I, L, O, U. Se qualcuno scrive una I al posto di 1 o una O al posto di 0, il codice viene capito lo stesso. Se invece sbaglia davvero una lettera, il codice cade: la firma non torna, e lo dice.

Se cambiano i pacchetti, la scadenza o i limiti, il codice viene rifatto da solo al salvataggio, e il precedente finisce nello storico con le sue date.

Se invece salvi o rigeneri senza cambiare niente di quello che sta nel codice, il codice resta quello di prima: il contenuto è lo stesso, quindi anche il codice. E se riporti una licenza esattamente a com’era prima, torna valido il codice di allora.

È voluto: un codice vecchio, letto su una vecchia mail, continua a raccontare la verità di allora. Se il codice cambiasse contenuto restando lo stesso, non sarebbe più un contenitore: sarebbe soltanto un nome.

In cima alla scheda ci sono i riquadri: già scadute, entro un mese, entro tre mesi, prove in corso.

Sono promemoria per te, per rinnovare in tempo. Il cliente se ne accorge da solo: trenta giorni prima il suo amministratore vede in alto l’avviso giallo «Licenza: N gg».

Alla scadenza del codice i pacchetti che contiene passano in sola lettura: il cliente consulta tutto, ma in quei pacchetti non salva più niente finché non inserisce il codice di rinnovo. Le funzioni di base restano libere e nessun pacchetto si spegne. Tu, come gestore, non sei mai bloccato.

Cambiano lo stato del contratto e restano scritti con data, chi e perché. Con la licenza sospesa o disdetta all’azienda resta solo il pacchetto Base: gli altri pacchetti si spengono, finché non si riattiva o non se ne attiva un’altra.

Dare il programma in prova è una cosa che si fa spesso e che deve essere sempre uguale: stessi pacchetti, stessa durata. Per questo la prova si definisce una volta sola — quali pacchetti comprende e quanti giorni dura — e da lì in avanti ogni prova nasce identica.

Come si crea

Nell’elenco c’è il tasto Prova 30 giorni. Chiede solo il cliente e l’azienda: il resto è già deciso. Il contratto nasce in stato PROVA, senza canone, con la decorrenza di oggi e la scadenza a trenta giorni, e il codice viene emesso subito.

I giorni partono dalla creazione

Non dal primo accesso del cliente. È una scelta: così la scadenza sta già dentro il codice fin dal primo momento e non c’è niente da rigenerare dopo. Se il cliente ci mette una settimana a entrare, quella settimana la perde lui.

Una seconda prova allo stesso cliente

Si può fare: il registro non la impedisce, ma te lo dice, con la data della prova precedente. A volte una seconda prova si concede apposta, e un divieto secco costringerebbe solo a girarci intorno.

Alla scadenza

La prova compare fra le scadute nei promemoria, e il cliente lo vede: nella sua pagina La mia licenza il riquadro diventa rosso e dice che è scaduta. Come per ogni licenza, i pacchetti della prova passano in sola lettura: i dati restano, si consultano, ma non si modificano finché non arriva il codice del contratto vero.

Se cambi la definizione

Le prove già in corso non cambiano: hanno i loro pacchetti scritti sul contratto e dentro il loro codice. La definizione nuova vale per le prove che farai da quel momento.

• Non spegne pacchetti da solo, mai: alla scadenza quelli della licenza passano in sola lettura, e basta il codice di rinnovo.
• Non manda solleciti di pagamento.
• Non tiene i pagamenti ricevuti: dice cosa hai venduto, non cosa hai incassato.
• Non verifica la licenza fuori dal tuo server: il codice si controlla qui.