📨 Richieste di Offerta

Una richiesta di offerta (RdO) è il giro di preventivi che si fa prima di comprare: si scrive cosa serve, si chiede a più fornitori, si confrontano le risposte e si sceglie.

Una RdO non è un documento fiscale e non impegna nessuno: è uno strumento di lavoro. Diventa un impegno quando l'assegni e nasce l'ordine.

Creare richieste, registrare offerte e assegnare sono operazioni dell'amministratore: gli altri utenti vedono richieste, confronto e valutazione, se hanno il permesso qui sotto.

Chi la vede. Tutto il ciclo acquisti — ordini a fornitore, richieste di offerta e valutazione dei fornitori, fatture ricevute, import XML delle passive, e i loro documenti in Documenti (ordini e DDT del fornitore, fatture d'acquisto, integrazioni e autofatture) — si apre solo con il permesso «Vedere costi e margini»: sono prezzi d'acquisto. Di serie ce l'ha l'amministratore; per utenti e operatori si accende dal pannello «Permessi per ruolo». Senza il permesso la pagina risponde «serve il permesso Vedere costi e margini» e quei documenti non compaiono negli elenchi.

1. + Nuova richiesta: scrivi l'oggetto (per esempio «Viteria per la linea 2») e, se serve, la scadenza entro cui vuoi le risposte.
2. Nelle Note per i fornitori metti le condizioni che chiedi: «resa franco nostro magazzino, pagamento 60 gg».
3. Aggiungi le voci, con quantità e unità di misura. Ogni riga si pesca dal catalogo (campo «cerca nel catalogo»: scelto l'articolo, codice, descrizione e unità di misura si compilano da soli), oppure si scrive a mano.
4. Scegli i fornitori da interpellare e premi Crea e manda.

Il numero lo mette NOX. La richiesta creata dalla pagina parte subito come inviata: non resta in bozza.

I fornitori si scelgono nella stessa finestra della richiesta, fra i soggetti dell'anagrafica marcati come fornitori: gli altri non compaiono, e NOX rifiuta comunque un soggetto che non è fornitore. Crea e manda porta la richiesta a inviata e segna la data d'invito per ciascuno.

Ne basta uno. Con un fornitore solo, però, non c'è confronto: la finestra lo ricorda, senza bloccare.

I fornitori si scelgono prima di mandare: dalla pagina non se ne aggiungono altri a una richiesta già creata. Se ne serve uno in più, fai una richiesta nuova.

Se la scadenza passa e la richiesta è ancora aperta, viene segnalata come scaduta.

Quando un fornitore risponde, apri la richiesta e registri la sua offerta. Le offerte si registrano solo su una richiesta inviata e non chiusa, e prezzi e spese non possono essere negativi: se qualcosa non va, la finestra dice il motivo.

Registrare di nuovo l'offerta dello stesso fornitore la aggiorna: non nascono doppioni.

Appena c'è almeno una risposta la richiesta diventa confrontabile. Il confronto si legge su due livelli.

Riga per riga: per ogni voce le offerte ricevute, chi è il più economico e quanto si risparmia scegliendo lui invece del più caro.

Per fornitore: merce + spese = totale, con i giorni di consegna e la validità. Chi ha quotato tutte le righe è un'offerta intera.

Assegna tutto sceglie un fornitore e genera l'ordine a fornitore con le righe della richiesta ai prezzi che ha offerto; Solo le sue N gli dà soltanto le righe su cui è il più economico. L'ordine nasce in bozza, così puoi rivederlo prima di mandarlo, con l'IVA dell'articolo, e porta come consegna prevista la data promessa nell'offerta.

Prima di assegnare, NOX avvisa se l'offerta è scaduta (la validità si conta dal giorno in cui l'hai registrata) o se il fornitore ha offerto una quantità diversa da quella chiesta (la «Quantità offerta» della finestra «Registra offerta»): gli avvisi compaiono sotto il nome del fornitore nel confronto e di nuovo nella domanda di conferma. Non bloccano: se il fornitore ti ha confermato il prezzo, assegni lo stesso. L'ordine nasce sempre per la quantità chiesta.

Una riga si assegna una volta sola: se è già in un ordine, NOX lo dice col numero dell'ordine. Per riassegnarla annulla o cancella l'ordine nato dalla richiesta: dopo, «Assegna» la riprende. Quando tutte le righe sono assegnate la richiesta si chiude.

Da lì in avanti l'ordine vive nella pagina Ordini a fornitore: residui, ricevimenti, confronto con la fattura.

Annullare o cancellare una richiesta

Nell'elenco, accanto a ogni richiesta (serve il ruolo amministratore):

• Annulla: in ogni stato. NOX chiede il motivo, che resta nelle note; la richiesta resta in elenco come annullata e non accetta più offerte né assegnazioni. Se dalla richiesta è nato un ordine ancora vivo (non annullato e non nel cestino), prima si annulla o si cancella quell'ordine: NOX lo dice col suo numero.
• Cancella: solo per una richiesta in bozza, mai mandata ai fornitori e senza ordini (una richiesta creata con «Crea e manda» parte già inviata: il tasto compare solo sulle bozze). Una richiesta già mandata è un fatto avvenuto: si annulla, non si fa sparire. Il suo numero non viene riusato.

La scheda Come si comportano non è un questionario: è un conto sui fatti registrati negli ultimi due anni.

Se un fornitore non ha ordini registrati nel periodo, non compare: non c'è niente su cui giudicarlo.

• Non invia niente. Nessuna email, nessuna PEC, nessun portale: l'invio lo fai tu e qui lo registri.
• Non riceve le risposte da sola. Le offerte le batti tu man mano che arrivano.
• Non aggiorna i listini. Un prezzo offerto resta nell'offerta; se vuoi tenerlo, mettilo nel listino fornitore del catalogo.
• Non è un documento fiscale e non vincola il fornitore.