🏦 Riconciliazione bancaria

Caricare l'estratto conto della banca, abbinare ogni riga alla sua rata o registrarla, e verificare che il saldo della contabilità torni con quello della banca

v 3.3 Contabilità → Riconciliazione bancaria Pacchetto Contabilità

1A cosa serve

La riconciliazione risponde a una domanda sola: il saldo della banca in contabilità è quello che dice la banca? Quando non lo è, la differenza non è un numero: è un elenco di righe — quelle che la banca ha registrato e la contabilità no, o viceversa.

Il giro è in tre passi: si dichiara il conto corrente, si carica il file scaricato dal sito della banca, si abbina ogni riga. Man mano che si abbina, la differenza scende.

ℹ️ Caricare un estratto conto non scrive niente in contabilità: è un atto di lettura. Si scrive solo quando si abbina una riga a una rata, o la si registra su un conto.

2Dichiarare il conto corrente

Premi + Conto corrente e compila:

Nome — quello che ti fa riconoscere il conto (es. «Banca Intesa — c/c aziendale»);
IBAN;
Conto del piano dei conti — quale conto rappresenta questa banca in prima nota; di solito C.IV.1 Depositi bancari. Con due o più banche, conviene dare a ognuna il suo conto: gli incassi abbinati vanno sul conto della banca da cui viene la riga;
Saldo iniziale e data — il saldo da cui si parte.

💡 Il saldo iniziale conviene prenderlo dalla contabilità, alla data da cui cominci: così si parte allineati, e ogni differenza che comparirà dopo avrà un motivo vero.

Si dichiara un conto per ogni banca. Un conto con dei movimenti caricati non si cancella: se non lo usi più, lo metti non attivo.

3Caricare l'estratto conto

Scarica l'estratto conto dal sito della tua banca in formato CSV e caricalo nel riquadro Carica l'estratto conto.

Prima di scrivere qualsiasi cosa, NOX ti mostra cosa ha capito: quante righe ha letto, quante sono nuove, quante erano già dentro e quante ha scartato (con il motivo), e le prime quaranta in chiaro. Solo allora compare il pulsante Carica N movimenti.

Il lettore si arrangia con i file delle banche vere:

salta le righe di testa (intestatario, periodo) e trova da solo la riga delle intestazioni;
legge gli importi scritti in tutti i modi: 1.234,56, 1,234.56, 458,42-, (99,00);
regge sia la forma a colonna unica con il segno, sia quella a due colonne (addebiti e accrediti).

ℹ️ Se una colonna è stata letta male, aprila in «Come ha letto le colonne» e scegli quella giusta dalla tendina: il file si rilegge subito. La scelta resta attaccata al conto, e dal secondo file in poi si carica e basta.

💡 Ricaricare lo stesso file non duplica niente. Ogni riga porta un'impronta (data, importo, causale): se ricarichi l'estratto di ieri per prendere i tre movimenti nuovi, entrano solo quei tre.

4Abbinare una riga a una rata

Sotto l'elenco dei movimenti, premi Abbina su una riga: si apre un pannello con le strade per chiuderla — abbinarla a una rata (qui), collegarla a una registrazione che c'è già (capitolo 5) o registrarla su un conto (capitolo 6).

Il verso conta: un'entrata chiude le rate delle fatture emesse, o il rimborso di una nota di credito ricevuta da un fornitore; un'uscita chiude le fatture dei fornitori, o il rimborso di una nota di credito emessa a un cliente.

A sinistra, le rate che potrebbero essere quella riga, dalla più probabile. Il programma pesa tre indizi: l'importo, la vicinanza alla scadenza e quello che la banca ha scritto nella causale (il nome del cliente, il numero della fattura). Accanto a ogni proposta c'è il motivo in chiaro — «importo esatto, in scadenza, il nome è nella causale» — e quelle sopra i 70 punti hanno il bordo verde.

Se il bonifico supera quello che resta sulla rata, NOX lo dice e chiede: confermando, il di più va in prima nota fra gli acconti da clienti; altrimenti si annulla e, se il bonifico paga più fatture, lo si divide (capitolo 4b).

Premi Abbina a questa rata e succedono tre cose insieme: la rata diventa pagata (o parziale, se la banca ha portato meno), l'incasso entra in prima nota con la data del movimento, sul conto contabile collegato a quel conto corrente, e la riga risulta abbinata.

ℹ️ Se il conto corrente non è collegato a nessun conto del piano, l'incasso va sul conto bancario generico e NOX te lo segnala. Se invece è collegato a un conto che nel piano non c'è più (o è disattivato), l'abbinamento non si fa: prima si corregge il collegamento del conto corrente. E se la data del movimento cade in un esercizio contabile chiuso, l'abbinamento a una rata (anche diviso su più rate) non si fa: l'anno chiuso non riceve scritture, e la rata resterebbe pagata senza l'incasso in prima nota. NOX lo dice in cima alla pagina e la rata resta com'era. Un movimento di un anno chiuso si abbina dopo che l’amministratore ha riaperto l’anno (col motivo).

⚠️ La proposta la fa il programma, la scelta è tua. Un abbinamento sbagliato segna incassata una fattura che non lo è. Una proposta con pochi punti — per esempio solo perché la data coincide — è un'ipotesi, non una risposta.

4bUn bonifico su più rate

Un cliente paga tre fatture con un bonifico solo («saldo fatture 12, 14 e 15»). Abbinarlo a una rata lascerebbe le altre due da incassare e il di più fra gli acconti. Si divide: sotto la proposta premi Dividi su più rate.

Compaiono le rate aperte dello stesso cliente (o dello stesso fornitore, per un'uscita), anche di documenti diversi, nel verso del movimento.
NOX propone la divisione dalla scadenza più vecchia: ogni rata fino a quello che le resta, finché il bonifico basta. Puoi togliere o aggiungere rate e cambiare le quote.
Le quote devono fare il movimento: una quota non può superare quello che resta sulla sua rata, e la somma non può superare il bonifico.
Se avanza qualcosa (il cliente ha pagato più delle rate scelte) NOX lo dice e chiede conferma: confermando, l'avanzo va in prima nota fra gli acconti da clienti, da rendere o da scalare dalla prossima fattura.

Ogni quota è l'incasso della sua rata, con la sua registrazione di prima nota (Dare banca, Avere il cliente): il partitario chiude fattura per fattura. La riga dell'estratto risulta «abbinata a N rate».

ℹ️ Un incasso che viene da un bonifico diviso non si annulla dallo Scadenzario: si scollega da qui (capitolo 7), e lo storno riguarda tutte le rate del bonifico.

5Collegare una registrazione già fatta

Capita che un incasso o un pagamento sia già in prima nota prima che arrivi l'estratto conto: l'hai registrato a mano, o l'ha scritto lo scadenzario. Abbinare la riga a una rata, o registrarla su un conto, lo scriverebbe una seconda volta.

Per questo, quando c'è una registrazione compatibile, nel pannello compare la sezione Già registrato in prima nota?. Propone le registrazioni che hanno:

una riga sul conto della banca con lo stesso importo, al centesimo;
il verso giusto: Dare la banca per un'entrata, Avere la banca per un'uscita;
una data entro 30 giorni da quella del movimento;
nessuno storno e nessun'altra riga dell'estratto già collegata.

Premi Collega a questa registrazione: la riga risulta abbinata e NOX ricorda a quale registrazione corrisponde (numero e anno). In prima nota non si scrive niente.

ℹ️ Una registrazione si collega a una sola riga dell'estratto conto. Se la collegata non torna con il movimento — importo diverso, o niente sul conto della banca — NOX non la accetta e ti dice perché.

6Registrare le righe che non sono incassi

Commissioni, bolli, interessi, F24, giroconti: sono righe che una rata non ce l'hanno e non l'avranno mai. Nel pannello di destra cerchi il conto (i più usati vengono per primi) e premi Registra.

Il verso lo decide il segno del movimento: un'uscita va in Dare il conto scelto, Avere la banca; un'entrata al contrario. La schermata te lo scrive prima di registrare.

ℹ️ Senza questo passo la quadratura non arriverebbe mai a zero: un estratto conto è pieno di righe così.

7Scollegare

Su una riga già abbinata c'è scollega. Cosa succede dipende da come l'avevi chiusa:

abbinata a una rata — la rata torna da incassare e la scrittura di incasso non si cancella: si storna, e la partita del cliente torna aperta: nel suo partitario la fattura risulta di nuovo da incassare. Le provvigioni «a incasso» che l'incasso aveva fatto maturare tornano sospese;
divisa su più rate (capitolo 4b) — succede per ogni rata: ognuna torna com'era prima del bonifico, ogni registrazione si storna (anche quella con l'avanzo fra gli acconti);
registrata su un conto (capitolo 6) — anche quella scrittura si storna, così registrandola di nuovo non conta due volte;
collegata a una registrazione già fatta (capitolo 5) — si toglie solo il collegamento: la registrazione resta com'è, perché non l'aveva scritta la riconciliazione.

💡 Le due registrazioni — l'incasso e il suo storno — insieme fanno zero, e restano tutte e due in prima nota: è la traccia di cosa è successo.

8La quadratura

In cima alla pagina, per il conto scelto e alla data che scegli: saldo dell'estratto conto, saldo della contabilità e la differenza, verde se i conti tornano, arancione con il numero di righe ancora da abbinare.

Chiesta a una data, si ferma a quella data: i movimenti successivi non contano. Serve a chiudere un mese senza farsi confondere da quello dopo.

?Domande frequenti

Ho caricato il file e non trova la data o l'importo.

Controlla di aver scaricato l'estratto conto in CSV. Se il file è un Excel, salvalo come CSV dal foglio elettronico. Se le colonne ci sono ma hanno nomi insoliti, sceglile a mano in «Come ha letto le colonne».

La proposta migliore è sbagliata.

Non abbinarla. Se nessuna proposta è giusta e la riga è davvero un incasso, controlla che la rata esista nello scadenzario e non sia già segnata pagata: le rate pagate non vengono proposte.

La differenza non va a zero anche dopo aver abbinato tutto.

Guarda il saldo iniziale e la sua data: se non coincide con la contabilità a quella data, la differenza si porta dietro quello scarto. Poi cerca nella contabilità le registrazioni sul conto banca che non hanno una riga corrispondente nell'estratto.

Posso caricare l'estratto di più mesi insieme?

Sì. E puoi anche ricaricare un periodo che si sovrappone al precedente: le righe già presenti vengono riconosciute e saltate.