📷 Acquisisci documenti

La foto di uno scontrino, di una ricevuta o di una fattura cartacea: il programma ne legge i campi, tu li controlli accanto all'immagine, e da lì nasce la nota spese o la fattura di acquisto

v 3.1 Amministrazione → Acquisisci documenti Pacchetto Contabilità

1A cosa serve

La fattura elettronica arriva da sola dallo SdI. Tutto il resto no: lo scontrino del carburante, la ricevuta del ristorante, la fattura cartacea del fornitore piccolo, il DDT che arriva col camion. Invece di ridigitarli, li fotografi: il programma legge fornitore, data, numero, totale, IVA e tipo di spesa.

2Accendere la lettura

La lettura si fa chiamando un servizio esterno, con una chiave che è dell'azienda. In Impostazioni, in alto a destra nella pagina, si mette la chiave e si accende la lettura.

ℹ️ Finché la chiave non c'è, nessuna foto esce da NOX. Non c'è una chiave di NOX che legge per tutti: sarebbe una scelta presa al posto tuo. Senza chiave la pagina si usa lo stesso: il documento si carica e resta accanto ai campi, che scrivi tu guardando l'immagine.

💡 Ogni lettura ha un costo sul tuo contratto con il servizio. Nelle Impostazioni vedi quante letture sono state fatte nel mese, per non scoprirlo a fine mese.

3Caricare il documento

Trascina la foto nel riquadro, scegli un file, oppure — dal telefono — premi scatta col telefono: si apre direttamente la fotocamera. Si leggono foto (JPG, PNG, WEBP) e PDF fino a 12 MB.

In pochi secondi compare la lettura: la foto a sinistra, quello che è stato letto a destra.

4Controllare quello che è stato letto

Quello che il programma legge è una proposta. Guarda se quel numero è davvero quello stampato sullo scontrino, correggi quello che serve e premi Salva le correzioni.

Dopo la lettura il programma ricontrolla da sé i conti, e quando non tornano lo scrive in giallo, in cima:

imponibile + IVA deve fare il totale;
la data non può essere nel futuro — quasi sempre vuol dire che giorno e mese sono stati scambiati;
l'aliquota deve essere una di quelle in uso in Italia.

Accanto a ogni lettura c'è anche quanto il lettore si fida di sé: sicuro, abbastanza sicuro, poco sicuro. Una foto storta, sfocata o scritta a mano abbassa la fiducia.

⚠️ Il programma non corregge mai di nascosto: segnala. Un documento creato leggendo una foto, senza che nessuno l'abbia guardato, prima o poi è una fattura che non esiste.

5Cosa ne nasce

Quando la lettura è giusta, scegli cosa diventa:

Nota spese — l'ha anticipata una persona e va rimborsata. Scegli chi l'ha pagata: nasce la nota spese, da approvare e rimborsare come le altre (vedi Persone).
Fattura di acquisto — è una fattura del fornitore (o, scegliendo il tipo nota di credito del fornitore, una sua nota di credito). Se la partita IVA è già in anagrafica si usa quel fornitore, altrimenti lo si crea col suo paese (una partita IVA come DE123456789 è tedesca); la fattura entra in archivio e in prima nota come quelle arrivate dallo SdI: una riga per ogni aliquota IVA, e la nota di credito che riduce il debito e l'IVA a credito.
Prima di crearla si controlla che imponibile + IVA facciano il totale, che l'IVA corrisponda a un'aliquota che esiste (22, 10, 5, 4 o 0%; con più aliquote servono le righe IVA lette) e che ci siano numero e data del documento del fornitore: se qualcosa non torna, il programma dice cosa e non crea niente.
Creare la fattura chiede il permesso «Banca e prima nota». Come ogni fattura del fornitore, non carica il magazzino: la merce entra col DDT del fornitore, o col pulsante Carica a magazzino delle Fatture passive per una fattura senza DDT. Aprirla poi in Documenti chiede «Vedere costi e margini», come tutto il ciclo acquisti.

ℹ️ La foto originale resta allegata: è la prova di cosa si stava leggendo, ed è quello che si va a riguardare quando i conti non tornano. Per questo un'acquisizione da cui è nato un documento non si scarta: se il documento era sbagliato, si annulla il documento.

?Domande frequenti

La lettura è sbagliata del tutto.

Correggi i campi a mano e salva: la foto resta, e la lettura è solo un punto di partenza. Se succede spesso, prova foto più nitide, dritte e con tutto il documento dentro.

Ho caricato il documento ma la lettura è fallita.

Il file resta salvato con lo stato «errore» e il motivo: puoi riprovare più tardi senza rifare la foto.

Posso usarlo per le fatture elettroniche?

Non serve: le fatture elettroniche arrivano dallo SdI con tutti i dati già strutturati. L'acquisizione è per la carta. Attenzione: dal 2024 quasi ogni fornitore italiano manda anche la fattura elettronica; se registri la copia cartacea, quando arriva l'XML la stessa fattura si riconosce come già presente solo se numero, anno e partita IVA coincidono esattamente. Se il fornitore fattura elettronicamente, aspetta l'XML.