👥 Persone: ore e note spese

La pagina tiene tre cose sulle persone che lavorano per l'azienda: cosa hanno fatto (le giornate), cosa hanno anticipato (le note spese) e chi sono (un'anagrafica leggera).

Nella linguetta Chi lavora si inseriscono le persone: nome, cognome, ruolo, contatti, data di inizio e costo orario. Il costo orario è quello che dà un prezzo alle ore lavorate nel riepilogo del mese.

Una persona con giornate o note spese registrate non si cancella: la sua storia resta. Se non collabora più, la metti non attiva (e, se serve, scrivi fino a quando ha lavorato).

Ogni persona si può collegare al suo utente di NOX (campo Utente collegato): è quello che decide cosa vede chi entra. Un utente si collega a una persona sola, e il collegamento lo cambia solo chi approva le giornate.

Chi vede cosa

• Le giornate di tutti (lavoro, ferie, permessi, malattia) le vede e le registra chi le approva: permesso «approvare le giornate».
• Le note spese di tutti le vede e le registra chi le approva e le rimborsa: permesso «Banca e prima nota» (conti correnti, estratti conto, note spese, budget).
• Chi deve solo guardare giornate, note spese e riepilogo di tutti, senza approvarli (per esempio chi prepara le paghe), ha il permesso «Persone: vedere giornate e note spese di tutti». Non approva e non registra per gli altri. Di serie ce l'ha chi aveva già i due permessi di approvazione; agli altri si accende dalla schermata dei permessi.
• Tutti gli altri vedono e registrano solo le proprie, quelle della persona collegata al loro utente. Senza collegamento la pagina lo dice e non mostra niente.
• Il costo orario lo vede e lo scrive solo chi ha il permesso «Vedere costi e margini».

Premi + Giornata: persona, giorno, tipo (lavoro, ferie, permesso, malattia), ore, e se serve la commessa su cui ha lavorato.

Ferie e permessi non sono un archivio a parte: sono un tipo di giornata, e si guardano nello stesso elenco, ognuno col suo colore.

Una giornata non ancora approvata si corregge col pulsante modifica nell'elenco: valgono le stesse regole (ore fra 0 e 24, ferie, permessi e malattia senza commessa).

Chi registra le ore non se le controlla da solo: a fine settimana o a fine mese qualcuno le guarda e le approva. Nell'elenco delle giornate la colonna Approvata dice, per ogni riga, se è ancora da approvare oppure chi l'ha approvata e quando.

Si può approvare in tre modi:

• una o più giornate — le spunti nell'elenco e premi Approva;
• tutto il periodo — scegli le date (e, se vuoi, la persona) e premi Approva il periodo: NOX chiede conferma e approva tutte le giornate del periodo ancora da approvare;
• se ti sei sbagliato, spunti le giornate e premi Togli approvazione.

Approvare e togliere l'approvazione lo può fare chi ha il permesso «approvare le giornate». Di serie ce l'hanno gli amministratori e gli operatori, non gli utenti semplici; un amministratore lo può cambiare dalla schermata dei permessi. Chi non ha il permesso non vede i pulsanti. Le proprie giornate (quelle della persona collegata al proprio utente) non si approvano: approvando il periodo restano fuori, e NOX lo dice.

Registrare giornate e note spese richiede invece il permesso «Persone: anagrafica, ore e note spese», che serve anche per acquisire documenti. Di serie ce l'hanno amministratori, utenti e operatori; chi non approva le registra solo per sé (vedi Chi vede cosa). Creare e cancellare persone spetta a chi gestisce giornate o note spese.

In cima alla linguetta Giornate c'è il riepilogo del periodo scelto, persona per persona: ore di lavoro, ferie, permesso, malattia, giornate lavorate, ore approvate e ore da approvare, costo delle ore, note spese, spese da approvare e il totale.

I costi si contano come nel rendiconto delle commesse, così le due pagine danno gli stessi numeri: un'ora approvata vale il costo orario del giorno in cui è stata approvata, le altre quello di oggi (e, con «solo le ore approvate», non entrano); le note spese sono quelle approvate o rimborsate, senza l'IVA detraibile. Quelle ancora da approvare stanno nella loro colonna, fuori dal totale.

È la tabella che si guarda a fine mese, ed è il motivo per cui le ore si registrano. La colonna «Da approvare» dice subito se manca ancora un controllo.

Chi anticipa una spesa per l'azienda — il carburante, il pranzo di lavoro, il treno — la registra in + Spesa: persona, data, tipo, importo e come l'ha pagata. Chi non approva le note spese trova nella tendina Persona solo sé stesso: registra le proprie, anche se vede le altre persone (perché approva le giornate o vede quelle di tutti).

L'IVA: solo con la fattura

L'IVA si detrae solo con una fattura intestata all'azienda (artt. 19 e 25 DPR 633/1972). Se la spesa ce l'ha, spunta fattura intestata all'azienda e scrivi l'IVA. Quando la nota si approva nasce la fattura d'acquisto in bozza (imponibile, IVA e aliquota dalla nota): la trovi fra le fatture ricevute, la completi con il fornitore, il numero e la data e la registri come le altre. È lei a scrivere costo e IVA a credito, e a portare l'IVA nel registro acquisti e nella liquidazione; la nota spese chiude solo il debito verso chi l'ha pagata. Quella fattura non va pagata al fornitore: l'ha già pagata il dipendente, che rimborsi con la nota spese. Per questo, quando la registri, la sua rata si chiude da sola contro la nota spese (nello Scadenzario non è «da pagare», e il suo incasso non si annulla), e in prima nota il debito verso quel fornitore si chiude con quello scritto all'approvazione, anche sul suo sottoconto se ne ha uno: il suo partitario torna a zero. Se la fattura è più grande della nota, il resto resta da pagare al fornitore. Se la nota si rifiuta o si cestina, la bozza va nel cestino. Se invece la fattura è già registrata, la nota non si rifiuta e non si cestina: prima si annulla la fattura (la chiusura della rata si toglie da sola e la sua scrittura si storna), poi la nota. Con lo scontrino o la ricevuta l'IVA non si separa: la spesa entra intera nel costo.

Come è stata pagata

Dal 2025 i rimborsi di vitto, alloggio e taxi/NCC in trasferta non sono reddito del dipendente, e per l'azienda sono deducibili, solo se pagati in modo tracciabile (carta, bancomat, bonifico: L. 207/2024). Pagati in contanti restano un costo in prima nota, ma NOX lo segnala col triangolo: va detto al consulente delle paghe.

Il rimborso chilometrico

Per l'auto propria usata per lavoro scegli il tipo rimborso km: km percorsi, percorso e motivo del viaggio (art. 51 c.5 TUIR). La tariffa non si scrive sulla nota: è il costo per km del veicolo che sta sulla scheda della persona. L'importo lo calcola NOX: km × tariffa del veicolo, senza IVA. Senza un veicolo sulla scheda la nota chilometrica non si salva.

I veicoli si scrivono in fondo alla linguetta Chi lavora (Veicoli per il rimborso chilometrico): marca e modello, alimentazione, anno, targa e il costo per km preso dalle tabelle ACI dei costi chilometrici (c'è il collegamento alla pagina ufficiale), con l'anno della tabella da cui viene. NOX non inventa e non scarica le tariffe: l'ACI le aggiorna ogni anno, e quando cambiano si aggiorna il veicolo. Le note già scritte tengono la tariffa con cui sono nate; una nota non ancora approvata, se la modifichi, riprende quella del veicolo di adesso. Veicoli e veicolo sulla scheda li cambia chi gestisce le note spese (permesso «Banca e prima nota»); un veicolo sulla scheda di qualcuno non si cancella.

Trasferte: l'export per il consulente

Le trasferte (indennità forfettarie o miste, le soglie giornaliere dell'art. 51 c.5 TUIR) sono materia delle paghe: NOX non le calcola. Il pulsante Per il consulente nella sezione Note spese scarica un file CSV con le note del periodo scelto (e della persona, se ne hai scelta una): persona, giorno, tipo, percorso o descrizione, importo e IVA, se c'era la fattura, come è stata pagata (tracciabile o contanti), km, veicolo e tariffa ACI, commessa, stato, giorni di approvazione e di rimborso, se c'è la foto del giustificativo, e le avvertenze sulla tracciabilità (L. 207/2024). Si apre con Excel così com'è. Serve il permesso «Esportare (CSV)»; chi vede solo le proprie note esporta solo quelle.

Approvare e rimborsare

Una nota spese ha due momenti, e NOX li scrive tutti e due in prima nota:

• Approva — nasce il costo (sul conto adatto al tipo di spesa) e il debito verso la persona che ha anticipato; con la fattura intestata all'azienda, invece del costo nasce la fattura d'acquisto in bozza, e in prima nota il pagamento del fornitore fatto dalla persona (Dare debiti verso fornitori, Avere debito verso la persona);
• Rimborsa — scegli come (bonifico o contanti) e quando: il debito si chiude e i soldi escono da banca o cassa. Il giorno non può essere nel futuro né prima dell'approvazione.

Ogni riga dice in quale registrazione è finita: «costo n. 132 · rimborso n. 133». Approvare, rifiutare, rimborsare e cestinare lo fa chi ha il permesso «Banca e prima nota», e non sulle proprie note spese.

Lo scontrino si può anche fotografare: dalla pagina Acquisisci documenti il programma legge importo, data e tipo di spesa, e da lì crea la nota spese scegliendo chi l'ha pagata. Valgono le stesse regole della pagina Persone (tipo, date, commessa aperta, IVA solo se è una fattura intestata all'azienda). Nell'elenco delle note spese l'icona dell'immagine apre la foto: è il giustificativo.